Het Bibob-onderzoek dat u zelf doet
Artikel 7a Wet Bibob bevestigt dat u zelf onderzoek kunt verrichten. Noctua is de omgeving waarin u dat doet en waarin vastligt wat u heeft gedaan.
Artikel 7a eigen onderzoek
Voorportaal, geen vervanging van het Landelijk Bureau
Vragenformulier met termijnbewaking
Beleidsregel als rode vlag
Voor, tijdens en na een adviesaanvraag
Een adviesaanvraag bij het Landelijk Bureau Bibob komt pas in beeld nadat uw eigen onderzoek is verricht en er voldoende indicaties zijn. Het Bureau kan een advies zelfs weigeren wanneer het vindt dat u de mogelijkheden van artikel 7a onvoldoende heeft benut, of wanneer u de resultaten van uw onderzoek niet deelt. Ook na een tip van een ander bestuursorgaan blijft dat eigen onderzoek verplicht: u mag zich niet enkel baseren op wat dat andere orgaan al had gevonden.
Noctua staat niet in de plaats van het Landelijk Bureau. Het ondersteunt uw eigen onderzoek, en dat loopt door nadat u een advies heeft aangevraagd.
Voordat u aanvraagt, brengt u in beeld wat u zelf kunt vaststellen. Blijft het daarbij, dan ligt vast waarop die keuze berustte. Komt er wel een advies, dan moet u zich ervan vergewissen dat het zorgvuldig tot stand is gekomen, en daarvoor heeft u uw eigen bevindingen nodig. Wijkt u ervan af, dan draagt u dat op grond van artikel 3:50 Awb zelf.
Bij een vergunning, een subsidie, een aanbesteding of een vastgoedtransactie verschilt het beleid dat u erop toepast. Het dossier wordt op dezelfde manier opgebouwd.
Uw beleidsregel wordt de rode vlag
De beleidsregel van uw bestuursorgaan bepaalt welke branches en aanleidingen tot verdieping leiden. Die regels richten wij samen met u in, zodat een dossier een rode vlag krijgt waar uw eigen beleid dat voorschrijft.
Het vragenformulier en de termijn
Verstuurt u het Bibob-vragenformulier via Noctua, dan ziet u of het is geopend, of de link nog geldig is en wanneer het terugkomt. Wordt de beslistermijn op grond van artikel 4:15 Awb opgeschort, dan houdt het platform dat bij en meldt het wanneer de termijn dreigt te verstrijken.
Welke vragen de betrokkene te zien krijgt hangt af van wat hij eerder heeft ingevuld. Hij krijgt geen vragen en geen documentverzoeken die op zijn situatie niet van toepassing zijn, en wat wel van toepassing is kan hij niet overslaan. De antwoorden komen rechtstreeks in het dossier, geverifieerd per sms en digitaal ondertekend, met de meegestuurde stukken geordend bij de vraag waarop ze als onderbouwing zijn ingediend.
Wat het platform niet doet, is die stukken voor u beoordelen. Er komt geen oordeel uit over de inhoud van een document. U ziet wat er binnenkomt en wat ontbreekt, en wat dat betekent stelt u vast. Zit er in uw werkwijze een controle die zich wel in vaste regels laat vatten, dan bekijken we samen of daar een signalering van te maken valt. Ook die signalering blijft een aanleiding om te kijken.
Dat doet ertoe omdat aan een onvolledig formulier gevolgen hangen. Bij een aanvraag kan die op grond van artikel 4:5 Awb buiten behandeling worden gesteld. Bij een verleende beschikking merkt artikel 4 Wet Bibob een weigering aan als ernstig gevaar. Wat er is ingevuld en wat niet, is daarmee zelf onderdeel van uw onderbouwing.
Werkt uw organisatie met een eigen systeem voor de formulieren, dan kan dat blijven. De termijnbewaking werkt dan niet, omdat die erop berust dat het platform zelf weet wanneer het formulier is verstuurd en wat ermee is gebeurd.
Naast wat de betrokkene opgeeft
Het formulier levert op wat de betrokkene zelf verklaart over zeggenschap, financiering en de personen die bij de onderneming betrokken zijn. Wat u daarnaast zelf vaststelt komt in hetzelfde dossier, zodat de opgave en de registratie naast elkaar staan.
Noctua brengt de structuur rond de onderneming in beeld. Bestuurders, aandeelhouders, gelieerde vennootschappen en de adressen waar ze aan hangen, en vanaf elk punt stapt u door naar wat eraan vastzit. De tijdlijn zet gebeurtenissen op volgorde, zodat zichtbaar wordt wanneer een inschrijving wijzigde en welke rollen elkaar overlapten.
Financiële gegevens komen binnen via een dataleverancier waarmee wij een overeenkomst hebben. Kredietwaardigheid, betaalgedrag en de gedeponeerde jaarstukken.
Die gegevens hebben niet allemaal hetzelfde moment. Wat uit het handelsregister komt is actueel op het moment van bevragen, terwijl cijfers uit jaarstukken zien op het boekjaar waarover ze zijn gedeponeerd. Bij elk gegeven staat wanneer het is opgehaald.
Twee weergaven kunt u tegelijk openen: het aangeleverde stuk naast het netwerk, of de tijdlijn naast de structuur. In één scherm ziet u dan of wat is opgegeven overeenkomt met wat geregistreerd staat.
Als de structuur over de grens loopt
Het Bibob-vragenformulier vraagt de betrokkene om uittreksels uit buitenlandse handelsregisters van bestuurders, aandeelhouders en zeggenschaphebbenden die zelf buitenlandse rechtspersonen zijn. Het Bibob-register heeft er een veld voor: voor zo'n rechtspersoon vult u het registratienummer in zoals dat in het handelsregister van dat land is vastgelegd. Buitenlandse rechtspersonen zijn in de Bibob-praktijk dus voorzien, en dat betekent dat u ze ook in uw dossier moet kunnen plaatsen.
In Noctua staan die rechtspersonen in het netwerk zoals de rest, verbonden aan de partijen waar ze aan hangen. Welke buitenlandse handelsregisters u kunt bevragen volgt uit wat er voor uw organisatie is ingericht. Wat de betrokkene aanlevert legt u naast wat u zelf vindt.
Van elk gegeven de herkomst
Van elk gegeven is vast te stellen waar het vandaan komt, wanneer het is opgehaald en door wie. Het logboek registreert ook wie een dossier heeft ingezien en is niet uit te zetten.
Dat weegt hier zwaarder dan elders. Komt er bezwaar tegen uw besluit, dan moet u op grond van artikel 7:4 Awb alle op de zaak betrekking hebbende stukken ter inzage leggen, en in beroep gaan ze op grond van artikel 8:42 naar de rechter. Die verplichting reikt verder dan wat u ter onderbouwing heeft gebruikt, en artikel 28 Wet Bibob bepaalt tegelijk wie ze wel en niet mag zien.
Afscherming
Op de gegevens in een Bibob-onderzoek rust de geheimhoudingsplicht van artikel 28 Wet Bibob. Die is ruim: de Afdeling bestuursrechtspraak oordeelde op 25 januari 2023 dat hij verder reikt dan het advies van het Landelijk Bureau en ook ziet op wat de betrokkene zelf heeft aangeleverd. Uw eigen bevindingen vallen er langs dezelfde lijn onder, want de wet spreekt in algemene zin over gegevens met betrekking tot een derde. Schending is strafbaar, en er is inmiddels voor veroordeeld.
In Noctua volgt daarom uit iemands rol wat hij mag inzien, bewerken en afronden. Dossiers van het ene team zijn niet zichtbaar voor het andere tenzij u dat expliciet inricht, en een onderzoeker kan aan een dossier werken voordat het binnen de organisatie wordt gedeeld. Komt een entiteit voor die eerder is onderzocht, dan ziet u dat en in welk dossier, maar of u dat dossier kunt openen hangt af van uw rechten.
Binnen en buiten de zeggenschapsketen
Niet elke signalering zit op de aanvrager zelf. Artikel 3 lid 4 onder c Wet Bibob bepaalt dat de betrokkene ook in relatie staat tot strafbare feiten wanneer een ander die heeft gepleegd en die persoon leiding geeft aan, zeggenschap heeft over, vermogen verschaft aan of in een zakelijk samenwerkingsverband staat tot de betrokkene. De wet noemt die relaties ook in de verleden tijd: wie leiding gaf of in zo'n verband stond, telt evengoed mee.
Die relatie moet u zelf kunnen onderbouwen. Voor een zakelijk samenwerkingsverband vraagt de Afdeling een zakelijke relatie die gericht is op samenwerking en die een zeker duurzaam en structureel karakter heeft. Duurzaamheid is een vaststelling over tijd, en daarvoor moet u kunnen laten zien wanneer de relatie bestond en hoelang.
Noctua laat zien welke vlaggen op het subject staan en welke daarbuiten vallen, met de verbinding waarlangs ze aan het onderzoek hangen. De tijdlijn zet daarbij de periodes op volgorde, ook die van rollen die inmiddels zijn beëindigd. Wat die verbinding waard is, stelt u vast.
Het rapport
Elke signalering beoordeelt u zelf: relevant of niet relevant. Het rapport groeit mee met het onderzoek, dus wat u als relevant vastlegt en waarop u dat baseert komt er meteen in te staan. Wat u terzijde legt blijft zichtbaar in het dossier, en u kunt daar later op terugkomen.
Afsluiten kan pas wanneer alles is gewogen: staat er nog iets open, dan blokkeert het platform het afronden. Ook toetsen die niets opleverden staan in het dossier, met het moment waarop is gecontroleerd.
Het aantal rode vlaggen in een dossier is een werkvoorraad. Het telt hoeveel punten er nog te wegen zijn en loopt naar nul terwijl u het dossier doorloopt. Over de aanvrager zegt het aantal niets.
Het sjabloon richten wij in op uw organisatie. Gaat u door naar het Landelijk Bureau, dan kan het zo worden opgezet dat het dossier de onderbouwing bevat die bij de adviesaanvraag hoort.
Demo op uw eigen zaak
Wij bouwen een zaak uit uw praktijk op tot en met het rapport, zodat u ziet wat er onder uw eigen beleidsregel uit komt.
De vaststelling is aan u
Een markering is een indicatie dat er iets is om naar te kijken. Of daaruit een mate van gevaar volgt als bedoeld in artikel 3 Wet Bibob, is een vaststelling van uw bestuursorgaan. Het platform komt daar niet aan: er is geen score en geen conclusie.
Dat sluit aan op waar de wet die vaststelling neerlegt. Artikel 3:2 Awb verlangt dat u de nodige kennis over de relevante feiten vergaart, en artikel 3:46 dat uw besluit op een deugdelijke motivering berust. Wat u vaststelt en waarop, is dus wat telt.
Na het besluit
Een vergunning loopt door, en de feiten waarop u hem verleende kunnen veranderen. Wilt u later intrekken of opnieuw beoordelen, dan geldt dezelfde eis als bij het eerste besluit: het berust op feiten die u heeft vastgesteld en kunt onderbouwen.
U bepaalt zelf welke entiteiten uit het onderzoek u blijft volgen en waarop u wilt worden gewezen. Zo'n melding komt binnen in het dossier waarin de entiteit is onderzocht, met de bron en het moment erbij, zodat wat u destijds vaststelde er nog naast staat. Verwijdert u het dossier, dan stopt het volgen.
Neem een aanvraag mee waar u op vastliep
We bouwen een zaak uit uw praktijk op in het platform, inclusief het logboek dat eronder ontstaat.