Eén platform, twee dieptes, ingericht op uw organisatie

Uw organisatie stelt de grenzen in

Wat u mag bevragen volgt uit uw grondslag.

Bronnen waarvoor een eigen grondslag geldt bevraagt u zelf, met uw PKIoverheid-certificaat. Wij ontsluiten de verbinding, de bevraging is die van uw organisatie. Voor commerciële registers loopt de toegang via een overeenkomst met ons. Openbare lijsten houden wij dagelijks actueel. Open bronnen doorzoekt u zelf, binnen de grondslag van uw zaak.

Bij elk gegeven blijft zichtbaar uit welke bron het komt. Zo weegt materiaal uit open bronnen, in onderzoek vaak OSINT genoemd, anders dan een uittreksel uit een register.

Bronnen leveren hun gegevens op uiteenlopende manieren aan. Noctua brengt ze onder in één structuur, ongeacht hoe de aansluiting technisch werkt. Technisch is er geen bovengrens aan wat kan worden aangesloten; wat voor uw organisatie beschikbaar is blijft een kwestie van bevoegdheid en overeenkomst.

Loopt een structuur over de grens, dan houdt het beeld daar niet op. Buitenlandse rechtspersonen die uit de gegevens naar voren komen staan in het netwerk zoals de rest. Voor buitenlandse registers hebben wij een overeenkomst met een dataleverancier met wereldwijd ruim 430 miljoen ondernemingen in meer dan 200 landen en gebieden. Wat daarvan voor uw organisatie beschikbaar is, volgt uit uw bevoegdheid en uit de overeenkomst die eronder ligt.

Elke entiteit die u toevoegt wordt getoetst. Een rechtspersoon gaat langs andere lijsten dan een natuurlijk persoon: sanctielijsten, PEP-lijsten, handhavingsmaatregelen van toezichthouders, vergunningregisters en insolventieregisters, en daarnaast de regels die uw organisatie zelf heeft ingesteld. Welke lijsten voor u beschikbaar zijn volgt uit wat er bij de inrichting is vastgelegd.

Elke signalering staat afzonderlijk aan of uit, en waar het van toepassing is stelt u de drempelwaarde in. Die keuze ligt bij uw organisatie, en daarmee kunt u hem verantwoorden wanneer daarnaar wordt gevraagd. Is er een signalering die voor uw werk nodig is en die er nog niet is, dan bekijken wij samen of en hoe die te maken valt.

Wat iemand mag inzien, bewerken of afronden volgt uit zijn rol. Dossiers van het ene team zijn niet zichtbaar voor het andere, tenzij u dat expliciet inricht. Bij een Bibob-onderzoek is dat geen inrichtingsvoorkeur: artikel 28 Wet Bibob legt een geheimhoudingsplicht op iedereen die krachtens die wet over gegevens van een derde beschikt, en schending daarvan is strafbaar.

Vaste regels, geen lerend systeem

Dezelfde gegevens leveren dezelfde uitkomst.

Het zorgvuldigheidsbeginsel vereist dat het feitenonderzoek achter een besluit navolgbaar is. Het motiveringsbeginsel vereist dat u kenbaar maakt waarop het berust. Dat stelt een eis aan de manier waarop een systeem tot een signalering komt: de uitkomst moet uit te leggen zijn.

Noctua werkt daarom deterministisch. Elke regel is uit te schrijven en te controleren, en wat meeweegt is wat uw organisatie heeft ingesteld. Er is geen model dat leert van eerdere dossiers, en er zijn geen verbanden die uit historische gegevens zijn afgeleid.

Voegt u een onderneming of persoon toe, dan kijkt het platform waar diezelfde entiteit nog meer voorkomt. Dat gebeurt op unieke sleutels: een KvK-nummer, of een naam in combinatie met een geboortejaar. Is er geen sleutel, dan is er geen koppeling. Het platform gokt niet op gelijkenis. Ziet u zelf een verband dat op geen enkele sleutel te leggen is, dan kunt u het aanbrengen. Het blijft in het netwerk zichtbaar als uw verband, naast de koppelingen die uit de bronnen komen.

Bij sanctielijsten ligt dat anders. Namen staan daar in wisselende spelling en transliteratie, en toetsen op exacte overeenkomst zou vermeldingen missen die er wel toe doen. Noctua toetst daar breder en meldt een mogelijke overeenkomst, met de gevonden vermeldingen erbij, zodat u zelf kunt vaststellen of het om dezelfde persoon gaat.

Door de gegevens navigeren

Vier weergaven van dezelfde gegevens.

Een onderzoek levert veel losse gegevens op. Wie is bestuurder waarvan, welke vennootschap hangt onder welke, wanneer is dat gewijzigd, waar zit het. In een lijst moet u die verbanden onthouden terwijl u leest.

In Noctua werkt u in de weergave zelf. Elke entiteit is een punt dat u aanklikt om te zien wat erover bekend is, en elke verbinding tussen twee punten draagt de relatie die eronder ligt. Van daaruit stapt u door naar wat er weer aan vastzit.

Dezelfde gegevens bekijkt u vanuit de vraag die u op dat moment stelt. Het netwerk toont alle relaties rond een onderzoek. Het organogram legt de zeggenschapsstructuur hiërarchisch uit. De tijdlijn zet gebeurtenissen op volgorde, zodat te zien is welke rollen elkaar overlapten. De kaart toont de entiteiten die aan een adres verbonden zijn.

Relaties komen uit de bron waar ze vandaan komen. Legt u zelf een verband dat u heeft vastgesteld, dan wordt dat anders weergegeven, en die handeling komt in het logboek terecht. Later blijft daardoor te zien wat u ergens aantrof en wat u zelf heeft afgeleid.

Wat er in het dossier komt te staan

Hoe u tot uw feiten bent gekomen.

Wie een besluit aanvecht richt zich zelden alleen op de uitkomst. De vraag is welke bron, welk moment, welke stap.

Bij elke bevraging legt het platform vast welke bron is geraadpleegd, op welk moment en door wie, met de zoekopdracht die eraan voorafging. Elke bevinding draagt die herkomst mee. Het logboek registreert elke handeling, ook het inzien van een dossier, en is niet uit te zetten.

Komt een onderneming of persoon voor die eerder in een ander onderzoek is opgenomen, dan ziet u dat, inclusief in welk dossier. Of u dat dossier kunt openen hangt af van uw rechten. De signalering staat los van de toegang, zodat u niet dubbel werkt zonder dat de scheiding tussen afdelingen wordt doorbroken.

Komt er bezwaar tegen uw besluit, dan legt u niet alleen uw rapport over. Artikel 7:4 Awb verplicht u om alle op de zaak betrekking hebbende stukken ter inzage te leggen, en in beroep geldt op grond van artikel 8:42 hetzelfde richting de rechter. Die verplichting reikt verder dan wat u ter onderbouwing heeft gebruikt.

In Noctua komt elk document bij het dossier terecht: opgehaald uit een bron, aangeleverd door de betrokkene, of door uzelf toegevoegd. Het wordt geplaatst op basis van waar het bij hoort. Bij welk onderzoek, bij welke entiteit, en waar het uit een vragenlijst komt bij welke vraag het als onderbouwing is meegestuurd. Die ordening ontstaat terwijl het onderzoek loopt, zonder dat u hem zelf hoeft aan te leggen, en het dossier toont de stukken in die structuur. Ook wat u uiteindelijk niet heeft gebruikt blijft staan.

Het rapport is uw oordeel

Afsluiten kan pas als alles is gewogen.

Een signalering is geen motivering. Het is een aanleiding om te kijken, en wat het betekent stelt u vast.

Het oordeel over een melding is aan u. Ook wanneer u hem terzijde legt hoort dat oordeel bij het dossier. Komt er nadien iets bij dat uw oordeel verandert, dan kunt u erop terugkomen. Wat u als relevant heeft vastgelegd blijft in het rapport zichtbaar.

Staat er nog iets open, dan blokkeert het platform het afronden. Het aantal openstaande meldingen is daarmee een werkvoorraad: een teller die naar nul loopt terwijl u het dossier doorloopt. Ook wat een toets niet oplevert wordt vastgelegd, met het moment waarop is gecontroleerd.

U begint daarbij niet met een leeg vel. Het rapport wordt opgebouwd terwijl het onderzoek loopt: de vaste onderdelen, de entiteiten en elke signalering staan er al in. Per melding vult u aan wat u vaststelt en waarop u dat baseert.

Rondt u af, dan wordt het rapport gearchiveerd en het onderliggende materiaal vastgezet, zodat het jaren later nog te reconstrueren is zoals het toen was.

Na het besluit loopt het door

Monitoring loopt door in het bestaande dossier.

Een besluit kan later worden herzien. De feiten waarop u dat baseert liggen dan al in het dossier waarin het eerste besluit is genomen, in de vorm waarin u ze destijds heeft vastgesteld.

Welke entiteiten u blijft volgen en waarop, stelt u zelf in. Verandert er iets dat volgens uw eigen instellingen de moeite waard is, dan komt die melding binnen in het dossier waar de entiteit vandaan komt, met de bron en het moment erbij. U beoordeelt hem zoals elke andere melding.

De monitoring hoort bij het dossier. Verwijdert u het, dan stopt het volgen, en wat u bewaart blijft in de vorm staan waarin het is opgebouwd.