Cliëntenonderzoek en leverancierscreening die doorlopen
Een cliëntrelatie en een leveranciersrelatie hebben gemeen dat ze doorlopen, terwijl het onderzoek meestal aan het begin gebeurt. Een partij die vandaag op een sanctielijst komt, mag u morgen niet meer bedienen.
Wwft cliëntenonderzoek
Sanctiewet doorlopend
Herverificatie tijdens de relatie
Cliëntenonderzoek onder de Wwft
De Wwft, voluit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, maakt accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren tot poortwachter. Dat brengt cliëntenonderzoek met zich mee, internationaal bekend als know your customer (KYC) en customer due diligence (CDD).
De wet kent er drie vormen van: standaard cliëntenonderzoek (artikel 3), vereenvoudigd cliëntenonderzoek (artikel 6) en verscherpt cliëntenonderzoek (artikel 8), ook aangeduid als enhanced due diligence of EDD. Welke vorm u heeft toegepast, moet u kunnen onderbouwen.
Die keuze ligt niet vast bij aanvang. De monitoringsverplichting kan meebrengen dat een wijziging in het risicoprofiel gedurende de cliëntrelatie alsnog verscherpt onderzoek nodig maakt. Datzelfde geldt wanneer blijkt dat de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende een politiek prominent persoon is: artikel 8 Wwft verlangt dan verscherpt onderzoek, en dat strekt zich uit tot familieleden en naaste geassocieerden.
Het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende hoort bij dat onderzoek, en het UBO-register alleen volstaat daarvoor niet. Het Bureau Financieel Toezicht merkt het uittreksel aan als hulpmiddel en stelt dat u ook andere bronnen moet raadplegen. Wat u daarnaast heeft geraadpleegd en wanneer, is daarmee zelf onderdeel van uw dossier.
Wat er moet worden vastgelegd
Artikel 33 Wwft verplicht u de documenten en gegevens die u bij het cliëntenonderzoek heeft gebruikt vast te leggen en op toegankelijke wijze te bewaren. Welke dat zijn hangt af van de vorm van onderzoek, en die volgt uit het risicoprofiel. Dat profiel en de risico's die u daarbij heeft vastgesteld horen er dus zelf ook bij.
De bewaartermijn loopt tot vijf jaar na het einde van de relatie. Daarna moet u de gegevens vernietigen, en dat is geen keuze die u op grond van een ander belang kunt uitstellen.
In Noctua krijgt elk gegeven een bron, een tijdstip en een gebruiker, met de zoekopdracht die eraan voorafging. Documenten worden geplaatst naar onderzoek en naar entiteit, zodat de toegankelijkheid die artikel 33 verlangt uit de ordening zelf volgt. Per dossier legt u een risicoclassificatie vast, en de bewaartermijn stelt uw organisatie zelf in.
Waar de toezichthouder naar kijkt
Voor accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren houdt het Bureau Financieel Toezicht toezicht op de naleving. Het BFT beoordeelt aan de hand van de inhoud van de cliëntdossiers of het onderzoek naar behoren is verricht. In een zaak die tot bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven werd uitgeprocedeerd, vroeg het BFT het dossier van één cliënt op over drie jaren en vroeg het meerdere keren om aanvullende informatie. Wat er destijds in dat dossier is vastgelegd, bepaalde de uitkomst.
Werkt u met een externe dienstverlener, dan adviseert het BFT alert te zijn op de beperkingen van het systeem en na te gaan welke zoektermen en databases worden gebruikt en welke criteria de zoekfunctie hanteert. Het doel daarvan is te kunnen beoordelen of alle noodzakelijke onderdelen van het cliëntenonderzoek worden geraakt. Het BFT noemt daarbij zelf het voorbeeld van UBO's en PEP's bij buitenlandse structuren.
In Noctua staat per signalering wat er wordt getoetst en waarop. Elk gegeven is gekoppeld aan de bron waar het vandaan komt en aan de zoekopdracht die eraan voorafging, zodat per bevinding te laten zien is waarop is gezocht. Welke lijsten en registers voor u beschikbaar zijn, en welke landen daaronder vallen, staat vast in wat er bij de inrichting is vastgelegd.
Aan die vraag hangt gewicht. Het niet of niet naar behoren uitvoeren van cliëntenonderzoek is een strafbaar feit op grond van de Wet op de economische delicten. In de genoemde zaak oordeelde het College dat het kantoor had moeten onderkennen dat er bij een cliënt een hoger risico op witwassen bestond, en dat het verrichte onderzoek tekortschoot als verscherpt cliëntenonderzoek. Bij de zwaarste categorie overtredingen kan publicatie met naam volgen voordat de boete onherroepelijk is.
Wat de demo laat zien
We lopen een cliëntdossier door en laten zien wat er per bevinding vastligt en waarop is gezocht.
Leverancierscreening en herverificatie
Bij een aanbesteding houdt het niet op bij gunning. De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen worden getoetst aan de voorkant, maar de relatie loopt daarna jaren door. Wat u in die periode wilt blijven controleren, en met welke frequentie, legt u vast in het contract en in uw eigen inkoopbeleid.
Sommige gemeenten leggen dat vast als een termijn: eigen verklaringen van bestaande leveranciers worden periodiek geactualiseerd en geverifieerd, en bij reden tot twijfel over een eerdere screening volgt herverificatie.
Eén ding is geen beleidskeuze. Sanctieregelgeving geldt voor iedereen, niet alleen voor financiële instellingen, en werkt op elk moment. U mag geen middelen ter beschikking stellen aan een partij die op een sanctielijst staat, ongeacht wat u bij het aangaan van de relatie heeft vastgesteld. Wie vandaag sanctievrij is, kan er morgen op staan.
Bij aanvang, en daarna
De screening bij aanvang brengt in beeld wie er achter de partij zit, hoe de zeggenschap loopt en wat er de afgelopen jaren is gewijzigd. Uit een financieel bedrijfsrapport komen kredietwaardigheid en betaalgedrag erbij.
Elke entiteit die u toevoegt wordt getoetst aan sanctielijsten, PEP-lijsten, handhavingsmaatregelen van toezichthouders en negatieve berichtgeving. Dat geldt voor rechtspersonen en voor natuurlijke personen, en wie er via zeggenschap of een gedeelde vennootschap aan vastzit staat in hetzelfde netwerk.
Toetsing aan lijsten gebeurt breed. Namen staan er in wisselende spelling en transliteratie, en Noctua meldt een mogelijke overeenkomst met de gevonden vermeldingen erbij. Elke melding beoordeelt u zelf als relevant of niet relevant, en die beoordeling blijft in het dossier staan.
Artikel 3 lid 11 Wwft vraagt dat de gegevens uit het cliëntenonderzoek actueel blijven, afgestemd op het risicoprofiel. Dat vraagt om twee dingen die u zelf instelt: hoe vaak een dossier opnieuw langs de lijsten gaat, en waarop u tussentijds gewezen wilt worden. Een bestuurswissel, een insolventie, een nieuwe vermelding op een lijst. Die melding komt terecht in het dossier waarin de oorspronkelijke screening staat.
Drempels uit uw eigen risicobeoordeling
Welke drempels en risicofactoren tot een melding leiden, volgt uit het risicobeleid van uw organisatie en uit uw eigen risicobeoordeling. Die richten wij samen met u in.
Verder: Bibob-onderzoek · onderzoek in de zorg
Eén onderzoek voor cliënt, leverancier en relatie
Een cliënt onder de Wwft, een leverancier onder uitsluitingsgronden, een relatie onder de sanctiewet: het onderzoek is hetzelfde. Cliëntenonderzoek, leverancierscreening en sanctiescreening zijn in Noctua dezelfde relatiescreening. Wat verschilt zijn de bronnen die u mag bevragen en de drempels waarop u wilt worden gewezen.
Die richten we in op wat voor uw organisatie geldt. Welke bronnen dat zijn hangt af van uw bevoegdheid en de overeenkomsten die eronder liggen, en dat bepalen we samen met u.