L'enquête Bibob que vous menez vous-même
L'artikel 7a Wet Bibob (la loi néerlandaise de filtrage de l'intégrité de l'administration publique) vous confère la compétence de mener vous-même une enquête. Noctua est l'environnement où vous menez cette enquête et où vous consignez ce que vous avez fait.
Artikel 7a enquête interne
Étape préalable, pas un remplacement du Landelijk Bureau
Formulaire de questions avec suivi des délais
Règle de politique comme signal d'alerte
Avant, pendant et après une demande d'avis
Une demande d'avis auprès du Landelijk Bureau Bibob (l'agence nationale néerlandaise chargée des enquêtes Bibob) n'entre en ligne de compte qu'après que vous avez mené votre propre enquête et qu'il existe des indices suffisants. Même lorsqu'une autre autorité administrative vous transmet une indication, vous restez tenu de mener votre propre enquête.
Noctua ne se substitue pas au Landelijk Bureau. Il soutient votre propre enquête, qui se poursuit après que vous avez demandé un avis.
Avant de faire votre demande, vous établissez ce que vous pouvez constater vous-même. Si vous ne demandez pas d'avis, les motifs de ce choix restent consignés. Si un avis est rendu, vous disposez de votre propre dossier pour le confronter à celui-ci. Votre vergewisplicht (l'obligation de vous assurer vous-même du bien-fondé d'un avis) l'exige, au titre de l'artikel 3:9 Awb (l'Awb étant l'Algemene wet bestuursrecht, le code général du droit administratif néerlandais). En cas d'écart par rapport à l'avis, l'artikel 3:50 s'applique.
Qu'il s'agisse d'une autorisation, d'une subvention, d'un marché public ou d'une transaction immobilière, la politique que vous y appliquez diffère. Le dossier est constitué de la même manière.
Votre règle de politique devient le signal d'alerte
La règle de politique de votre autorité administrative détermine quels secteurs et motifs donnent lieu à un approfondissement. Nous configurons ces règles avec vous, afin qu'un dossier soit marqué là où votre propre politique le prévoit.
Le formulaire de questions et le délai
Si vous envoyez le formulaire de questions Bibob via Noctua, la plateforme suit ce qu'il en advient : s'il a été ouvert, si le lien est toujours valide, et quand il revient. Tant qu'il reste ouvert, le délai de décision est suspendu, et la plateforme signale quand il expire ou risque d'expirer.
Les questions que voit la personne concernée dépendent de ce qu'elle a rempli auparavant. Elle ne se voit présenter ni questions ni demandes de documents qui ne s'appliquent pas à sa situation, et ce qui s'applique, elle ne peut pas le sauter. Les réponses arrivent directement dans le dossier, vérifiées par SMS et signées numériquement, les pièces jointes étant classées auprès de la question qu'elles viennent étayer.
Ce que la plateforme ne fait pas, c'est évaluer ces pièces à votre place. Il n'en sort aucun jugement sur le contenu d'un document et aucun signalement indiquant qu'une pièce s'écarterait. Ce qui entre et ce qui manque est visible ; ce que cela signifie, c'est vous qui l'établissez. S'il existe dans votre méthode de travail un contrôle qui se laisse traduire en règles fixes, nous examinons ensemble s'il est possible d'en faire un signalement. Même alors, ce signalement reste une raison de regarder, et non le jugement.
Cela importe, car un formulaire incomplet a des conséquences. Pour une demande, celle-ci peut, en vertu de l'artikel 4:5 Awb, être laissée sans suite, et pour une décision déjà accordée, l'artikel 4 Wet Bibob qualifie un refus de danger grave. Ce qui arrive et ce qui manque fait donc partie, à part entière, de votre justification.
Si votre organisation utilise son propre système pour les formulaires, vous pouvez continuer ainsi. Le suivi des délais ne fonctionne alors pas, car il suppose que la plateforme sache elle-même quand le formulaire a été envoyé et ce qu'il en est advenu.
Au-delà de ce que déclare la personne concernée
Le formulaire fournit ce que la personne concernée déclare elle-même sur le contrôle, le financement et les personnes impliquées dans l'entreprise. Ce que vous établissez par ailleurs arrive dans le même dossier, de sorte que la déclaration et le registre figurent côte à côte.
Noctua met en évidence la structure autour de l'entreprise. Dirigeants, actionnaires, sociétés liées et les adresses auxquelles ils se rattachent, et depuis chaque point vous poursuivez vers ce qui y est attaché. La chronologie met les événements dans l'ordre, de sorte qu'il devient visible quand une inscription a changé et quels rôles se sont chevauchés.
Les données financières arrivent via un fournisseur de données avec lequel nous avons un contrat. Solvabilité, comportement de paiement et les comptes annuels déposés.
Ces données n'ont pas toutes le même moment. Ce qui provient du registre du commerce est à jour au moment de l'interrogation, tandis que les chiffres des comptes annuels portent sur l'exercice pour lequel ils ont été déposés. Pour chaque donnée figure le moment où elle a été récupérée.
Vous pouvez ouvrir deux vues simultanément : le document remis à côté du réseau, ou la chronologie à côté de la structure. En un seul écran, vous voyez alors si ce qui a été déclaré correspond à ce qui est enregistré.
Quand la structure franchit la frontière
Le formulaire de questions Bibob demande à la personne concernée de fournir des extraits de registres du commerce étrangers pour les dirigeants, les actionnaires et les détenteurs du contrôle qui sont eux-mêmes des personnes morales étrangères. Le registre Bibob prévoit un champ à cet effet : pour une telle personne morale, vous indiquez le numéro d'enregistrement tel qu'il figure au registre du commerce de ce pays. Les personnes morales étrangères sont donc prévues dans la pratique Bibob, ce qui signifie que vous devez pouvoir les placer dans votre dossier.
Dans Noctua, ces personnes morales figurent dans le réseau comme les autres, reliées aux parties auxquelles elles se rattachent. Les registres du commerce étrangers que vous pouvez interroger découlent de ce qui a été configuré pour votre organisation. Ce que la personne concernée fournit, vous le placez à côté de ce que vous trouvez vous-même.
L'origine de chaque donnée
Pour chaque donnée, il est possible d'établir d'où elle provient, quand elle a été récupérée et par qui. Le journal enregistre aussi qui a consulté un dossier, et il ne peut pas être désactivé.
Cela pèse ici plus lourd qu'ailleurs. En cas de réclamation contre votre décision, l'article 7:4 Awb vous oblige à mettre à disposition pour consultation toutes les pièces se rapportant à l'affaire, et en recours elles vont au juge en vertu de l'article 8:42. Cette obligation va plus loin que ce que vous avez utilisé à l'appui, tandis que l'article 28 Wet Bibob détermine en même temps qui peut les voir et qui ne le peut pas.
Cloisonnement
Les données d'une enquête Bibob sont soumises à l'obligation de secret de l'article 28 Wet Bibob. Elle est large : le 25 janvier 2023, la section du contentieux du Raad van State (Pays-Bas) a jugé qu'elle va au-delà de l'avis du Landelijk Bureau et couvre aussi ce que la personne concernée a elle-même fourni. Vos propres constatations en relèvent par le même raisonnement, car la loi parle en termes généraux de données relatives à un tiers. La violation est pénalement sanctionnée, et des condamnations ont depuis été prononcées.
Dans Noctua, ce que quelqu'un peut consulter, modifier et clôturer découle donc de son rôle. Les dossiers d'une équipe ne sont pas visibles pour une autre, sauf si vous le configurez expressément, et un enquêteur peut travailler sur un dossier avant qu'il ne soit partagé au sein de l'organisation. Si une entité déjà examinée apparaît, vous le voyez et dans quel dossier, mais votre possibilité de l'ouvrir dépend de vos droits.
Dans et en dehors de la chaîne de contrôle
Tout signalement ne porte pas sur le demandeur lui-même. L'article 3 lid 4 onder c Wet Bibob prévoit que la personne concernée est également en relation avec des infractions lorsqu'un tiers les a commises et que cette personne la dirige, exerce un contrôle sur elle, lui fournit des capitaux ou entretient avec elle un lien d'affaires. La loi nomme ces relations au passé également : celui qui a dirigé ou a entretenu un tel lien compte tout autant.
Vous devez pouvoir étayer vous-même cette relation. Pour un lien d'affaires, le Raad van State exige une relation commerciale axée sur la coopération et présentant un caractère durable et structurel. La durabilité est un constat portant sur le temps, et pour cela vous devez pouvoir montrer quand la relation existait et pendant combien de temps.
Noctua montre quels signaux d'alerte portent sur le sujet et lesquels tombent en dehors, avec le lien par lequel ils se rattachent à l'enquête. La chronologie met à cet égard les périodes dans l'ordre, y compris celles de rôles désormais terminés. Ce que vaut ce lien, c'est vous qui l'établissez.
Le rapport
Vous évaluez vous-même chaque signalement : pertinent ou non pertinent. Le rapport grandit avec l'enquête, de sorte que ce que vous consignez comme pertinent et ce sur quoi vous le fondez y figure immédiatement. Ce que vous écartez reste visible dans le dossier, et vous pouvez y revenir plus tard.
La clôture n'est possible que lorsque tout a été pesé : s'il reste quelque chose en suspens, la plateforme bloque la finalisation. Les vérifications qui n'ont rien donné figurent également au dossier, avec le moment où elles ont été effectuées.
Le nombre de signaux d'alerte dans un dossier est une file de travail. Il compte les points restant à peser et descend vers zéro à mesure que vous parcourez le dossier. Sur le demandeur, ce nombre ne dit rien.
Nous configurons le modèle en fonction de votre organisation. Si vous passez au Landelijk Bureau, nous pouvons le concevoir pour que le dossier contienne la justification requise pour la demande d'avis.
Ce que montre la démo
Nous déroulons une enquête jusqu'au rapport inclus, afin que vous voyiez comment une règle de politique se traduit dans la plateforme.
Le constat vous appartient
Un marquage indique qu'il y a quelque chose à examiner. Savoir s'il en découle un degré de danger au sens de l'article 3 Wet Bibob est un constat de votre autorité administrative. La plateforme n'y touche pas : il n'y a ni score ni conclusion.
Cela correspond à l'endroit où la loi place ce constat. L'article 3:2 Awb exige que vous réunissiez les connaissances nécessaires sur les faits pertinents, et l'article 3:46 que votre décision repose sur une motivation solide. Ce que vous établissez, et sur quelle base, est donc ce qui compte.
Après la décision
Une autorisation continue de produire ses effets, et les faits sur lesquels vous l'avez accordée peuvent changer. Si vous voulez ensuite la retirer ou la réexaminer, la même exigence s'applique que pour la première décision : elle repose sur des faits que vous avez établis et que vous pouvez étayer.
Vous déterminez vous-même quelles entités de l'enquête vous continuez à suivre et sur quoi vous souhaitez être alerté. Un tel signalement arrive dans le dossier où l'entité a été examinée, avec la source et le moment, de sorte que ce que vous aviez établi à l'époque figure encore à côté. Si vous supprimez le dossier, le suivi s'arrête.
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Une enquête Bibob du début à la fin
Nous déroulons une enquête Bibob dans la plateforme, y compris le journal d'audit qui se constitue en arrière-plan.