Die Bibob-Untersuchung, die Sie selbst durchführen
Artikel 7a Wet Bibob (das niederländische Gesetz zur Integritätsprüfung öffentlicher Verwaltung) gibt Ihnen die Befugnis, selbst eine Untersuchung durchzuführen. Noctua ist die Umgebung, in der Sie das tun und festhalten, was Sie getan haben.
Artikel 7a eigene Untersuchung
Vorstufe, kein Ersatz für das Landelijk Bureau
Fragebogen mit Fristüberwachung
Richtlinie als Red Flag
Vor, während und nach einem Gutachtenantrag
Ein Gutachtenantrag beim Landelijk Bureau Bibob (der nationalen Bibob-Prüfstelle) kommt erst in Betracht, nachdem Sie Ihre eigene Untersuchung durchgeführt haben und ausreichende Anhaltspunkte vorliegen. Auch nach einem Hinweis eines anderen Verwaltungsorgans bleibt diese eigene Untersuchung verpflichtend.
Noctua tritt nicht an die Stelle des Landelijk Bureau. Es unterstützt Ihre eigene Untersuchung, und diese läuft weiter, nachdem Sie ein Gutachten beantragt haben.
Bevor Sie den Antrag stellen, klären Sie, was Sie selbst feststellen können. Beantragen Sie kein Gutachten, dann ist festgehalten, worauf diese Entscheidung beruhte. Kommt es doch zu einem Gutachten, dann verfügen Sie über eine eigene Fallakte, um es dagegenzuhalten. Ihre vergewisplicht auf Grundlage von artikel 3:9 Awb (des niederländischen allgemeinen Verwaltungsrechtsgesetzes) verlangt dies, und bei Abweichung vom Gutachten gilt artikel 3:50.
Bei einer Genehmigung, einer Subvention, einer Ausschreibung oder einer Immobilientransaktion unterscheidet sich die Richtlinie, die Sie darauf anwenden. Die Fallakte wird auf dieselbe Weise aufgebaut.
Ihre Richtlinie wird zur Red Flag
Die Richtlinie Ihres Verwaltungsorgans bestimmt, welche Branchen und Anlässe zu einer Vertiefung führen. Diese Regeln richten wir gemeinsam mit Ihnen ein, sodass eine Fallakte dort eine Red Flag erhält, wo Ihre eigene Richtlinie das vorsieht.
Der Fragebogen und die Frist
Versenden Sie den Bibob-Fragebogen über Noctua, dann verfolgt die Plattform, was damit geschieht: ob er geöffnet wurde, ob der Link noch gültig ist und wann er zurückkommt. Solange er offensteht, pausiert die Entscheidungsfrist, und die Plattform meldet, wenn diese abläuft oder abzulaufen droht.
Welche Fragen der Betroffene zu sehen bekommt, hängt davon ab, was er zuvor ausgefüllt hat. Ihm werden keine Fragen und keine Dokumentanforderungen vorgelegt, die auf seine Situation nicht zutreffen, und was zutrifft, kann er nicht überspringen. Die Antworten gelangen direkt in die Fallakte, per SMS verifiziert und digital unterschrieben, mit den mitgeschickten Unterlagen bei der Frage abgelegt, zu deren Untermauerung sie eingereicht wurden.
Was die Plattform nicht tut, ist diese Unterlagen für Sie zu bewerten. Es entsteht kein Urteil über den Inhalt eines Dokuments und kein Hinweis darauf, dass ein Dokument abweichen würde. Was eingeht und was fehlt, ist sichtbar; was das bedeutet, stellen Sie fest. Gibt es in Ihrer Arbeitsweise eine Prüfung, die sich in feste Regeln fassen lässt, dann sehen wir gemeinsam, ob sich daraus ein Hinweis machen lässt. Auch dann bleibt dieser Hinweis ein Anlass hinzusehen und nicht das Urteil.
Das ist von Bedeutung, weil ein unvollständiger Fragebogen Folgen hat. Bei einem Antrag kann dieser auf Grundlage von artikel 4:5 Awb unbearbeitet bleiben, und bei einem bereits erteilten Bescheid wertet artikel 4 Wet Bibob eine Weigerung als ernstige Gefahr. Was eingeht und was fehlt, ist damit selbst Teil Ihrer Untermauerung.
Arbeitet Ihre Organisation mit einem eigenen System für die Fragebögen, dann kann das so bleiben. Die Fristüberwachung funktioniert dann nicht, weil sie darauf beruht, dass die Plattform selbst weiß, wann der Fragebogen versendet wurde und was damit geschehen ist.
Neben dem, was der Betroffene angibt
Der Fragebogen liefert, was der Betroffene selbst über Kontrolle, Finanzierung und die am Unternehmen beteiligten Personen erklärt. Was Sie daneben selbst feststellen, gelangt in dieselbe Fallakte, sodass die Angabe und die Registrierung nebeneinanderstehen.
Noctua bildet die Struktur rund um das Unternehmen ab. Geschäftsführer, Anteilseigner, verbundene Gesellschaften und die Adressen, an denen sie hängen, und von jedem Punkt aus gehen Sie weiter zu dem, was daran hängt. Die Zeitleiste ordnet Ereignisse, sodass sichtbar wird, wann sich eine Eintragung geändert hat und welche Rollen sich überschnitten.
Finanzielle Daten beziehen wir von einem Datenlieferanten, mit dem wir einen Vertrag haben. Kreditwürdigkeit, Zahlungsverhalten und die hinterlegten Jahresabschlüsse.
Diese Daten haben nicht alle denselben Zeitpunkt. Was aus dem Handelsregister kommt, ist zum Zeitpunkt der Abfrage aktuell, während Zahlen aus Jahresabschlüssen sich auf das Geschäftsjahr beziehen, für das sie hinterlegt wurden. Bei jedem Datenpunkt steht, wann er abgerufen wurde.
Zwei Ansichten können Sie gleichzeitig öffnen: das eingereichte Dokument neben dem Netzwerk oder die Zeitleiste neben der Struktur. In einem Bildschirm sehen Sie dann, ob das Angegebene mit dem Registrierten übereinstimmt.
Wenn die Struktur über die Grenze reicht
Der Bibob-Fragebogen verlangt vom Betroffenen Auszüge aus ausländischen Handelsregistern für Geschäftsführer, Anteilseigner und Kontrollinhaber, die selbst ausländische juristische Personen sind. Das Bibob-Register hat dafür ein Feld: Für eine solche juristische Person tragen Sie die Registernummer ein, wie sie im Handelsregister des betreffenden Landes festgehalten ist. Ausländische juristische Personen sind in der Bibob-Praxis also vorgesehen, und das bedeutet, dass Sie sie auch in Ihrer Fallakte unterbringen können müssen.
In Noctua stehen diese juristischen Personen im Netzwerk wie die übrigen, verbunden mit den Parteien, an denen sie hängen. Welche ausländischen Handelsregister Sie abfragen können, folgt aus dem, was für Ihre Organisation eingerichtet ist. Was der Betroffene einreicht, legen Sie neben das, was Sie selbst finden.
Die Herkunft jeder Angabe
Von jedem Datenpunkt lässt sich feststellen, woher er stammt, wann er abgerufen wurde und von wem. Das Protokoll erfasst auch, wer eine Fallakte eingesehen hat, und lässt sich nicht abschalten.
Das wiegt hier schwerer als anderswo. Wird gegen Ihre Entscheidung Widerspruch erhoben, müssen Sie nach Artikel 7:4 Awb alle auf die Sache bezogenen Unterlagen zur Einsicht bereitstellen, und im Klageverfahren gehen sie nach Artikel 8:42 an das Gericht. Diese Pflicht reicht weiter als das, was Sie zur Begründung verwendet haben, und Artikel 28 Wet Bibob bestimmt zugleich, wer sie sehen darf und wer nicht.
Abschirmung
Auf den Daten einer Bibob-Untersuchung ruht die Geheimhaltungspflicht des Artikels 28 Wet Bibob. Sie ist weit gefasst: Die Abteilung Verwaltungsrechtsprechung des Raad van State (Niederlande) entschied am 25. Januar 2023, dass sie weiter reicht als das Gutachten des Landelijk Bureau und auch das erfasst, was der Betroffene selbst eingereicht hat. Ihre eigenen Feststellungen fallen entlang derselben Linie darunter, denn das Gesetz spricht allgemein von Daten mit Bezug auf einen Dritten. Ein Verstoß ist strafbar, und es ist inzwischen dafür verurteilt worden.
In Noctua ergibt sich deshalb aus der Rolle einer Person, was sie einsehen, bearbeiten und abschließen darf. Fallakten des einen Teams sind für ein anderes nicht sichtbar, es sei denn, Sie richten das ausdrücklich so ein, und ein Ermittler kann an einer Fallakte arbeiten, bevor sie innerhalb der Organisation geteilt wird. Taucht eine Entität auf, die bereits untersucht wurde, sehen Sie das und in welcher Fallakte, ob Sie diese Fallakte öffnen können, hängt jedoch von Ihren Rechten ab.
Innerhalb und außerhalb der Kontrollkette
Nicht jeder Hinweis betrifft den Antragsteller selbst. Artikel 3 lid 4 onder c Wet Bibob bestimmt, dass der Betroffene auch dann in Beziehung zu Straftaten steht, wenn ein anderer sie begangen hat und diese Person ihn leitet, Kontrolle über ihn hat, ihm Vermögen verschafft oder in geschäftlicher Verbindung zu ihm steht. Das Gesetz nennt diese Beziehungen auch in der Vergangenheitsform: Wer geleitet hat oder in einer solchen Verbindung stand, zählt ebenso.
Diese Beziehung müssen Sie selbst untermauern. Für eine geschäftliche Verbindung verlangt der Raad van State eine geschäftliche Beziehung, die auf Zusammenarbeit gerichtet ist und einen gewissen dauerhaften und strukturellen Charakter hat. Dauerhaftigkeit ist eine Feststellung über Zeit, und dafür müssen Sie zeigen können, wann die Beziehung bestand und wie lange.
Noctua zeigt, welche Flags auf dem Subjekt liegen und welche außerhalb fallen, mit der Verbindung, über die sie an der Untersuchung hängen. Die Zeitleiste ordnet dabei die Zeiträume, auch die von Rollen, die inzwischen beendet sind. Was diese Verbindung wert ist, stellen Sie fest.
Der Bericht
Jeden Hinweis beurteilen Sie selbst: relevant oder nicht relevant. Der Bericht wächst mit der Untersuchung mit, sodass das, was Sie als relevant festhalten und worauf Sie es stützen, sofort darin steht. Was Sie beiseitelegen, bleibt in der Fallakte sichtbar, und Sie können später darauf zurückkommen.
Abschließen können Sie erst, wenn alles abgewogen ist: Steht noch etwas offen, blockiert die Plattform den Abschluss. Auch Prüfungen, die nichts ergeben haben, stehen in der Fallakte, mit dem Zeitpunkt der Prüfung.
Die Anzahl der Red Flags in einer Fallakte ist ein Arbeitsvorrat. Sie zählt, wie viele Punkte noch abzuwägen sind, und läuft gegen null, während Sie die Fallakte durchgehen. Über den Antragsteller sagt die Zahl nichts.
Die Vorlage richten wir für Ihre Organisation ein. Gehen Sie weiter zum Landelijk Bureau, dann kann das so eingerichtet werden, dass die Fallakte die Untermauerung enthält, die zum Gutachtenantrag gehört.
Was die Demo zeigt
Wir gehen eine Untersuchung bis hin zum Bericht durch, sodass Sie sehen, wie sich eine Richtlinie in der Plattform auswirkt.
Die Feststellung liegt bei Ihnen
Eine Markierung ist ein Hinweis darauf, dass es etwas anzusehen gibt. Ob daraus ein Maß an Gefahr im Sinne von Artikel 3 Wet Bibob folgt, ist eine Feststellung Ihres Verwaltungsorgans. Die Plattform rührt daran nicht: Es gibt keine Punktzahl und keine Schlussfolgerung.
Das entspricht dem, wo das Gesetz diese Feststellung ansiedelt. Artikel 3:2 Awb verlangt, dass Sie die erforderliche Kenntnis der relevanten Tatsachen erlangen, und Artikel 3:46, dass Ihre Entscheidung auf einer tragfähigen Begründung beruht. Was Sie feststellen und worauf, ist also das, was zählt.
Nach der Entscheidung
Eine Genehmigung läuft weiter, und die Tatsachen, auf denen Sie sie erteilt haben, können sich ändern. Wollen Sie später widerrufen oder neu beurteilen, gilt dieselbe Anforderung wie bei der ersten Entscheidung: Sie beruht auf Tatsachen, die Sie festgestellt haben und untermauern können.
Sie bestimmen selbst, welche Entitäten aus der Untersuchung Sie weiterverfolgen und worauf Sie hingewiesen werden möchten. Eine solche Meldung erreicht die Fallakte, in der die Entität untersucht wurde, mit Quelle und Zeitpunkt, sodass das, was Sie damals festgestellt haben, noch danebensteht. Löschen Sie die Fallakte, endet die Verfolgung.
Weiterführend: Untersuchungen im Gesundheitswesen · Kundenprüfung und Lieferantenprüfung
Eine Bibob-Untersuchung von Anfang bis Ende
Wir gehen eine Bibob-Untersuchung in der Plattform durch, einschließlich des Protokolls, das dabei entsteht.