L'indagine Bibob che Lei conduce personalmente
Ai sensi dell'artikel 7a Wet Bibob (la Wet Bibob, la legge olandese sullo screening di integrità della pubblica amministrazione), Lei ha la facoltà di condurre autonomamente un'indagine. Noctua è l'ambiente in cui Lei la svolge e in cui registra quanto ha fatto.
Artikel 7a indagine propria
Fase preliminare, non sostituisce il Landelijk Bureau
Questionario con monitoraggio dei termini
Regola di policy come segnale d'allarme
Prima, durante e dopo una richiesta di parere
Una richiesta di parere al Landelijk Bureau Bibob (l'agenzia nazionale olandese per lo screening Bibob) entra in considerazione solo dopo che Lei ha condotto la propria indagine e sono emerse indicazioni sufficienti. Anche a seguito di una notifica da parte di un'altra autorità amministrativa, tale indagine propria resta obbligatoria.
Noctua non si sostituisce al Landelijk Bureau: sostiene la Sua indagine propria, che prosegue anche dopo che Lei ha richiesto un parere.
Prima di presentare la richiesta, Lei individua ciò che può accertare autonomamente. Se non richiede un parere, resta registrato su quali basi si è fondata tale scelta. Se invece arriva un parere, Lei dispone di un fascicolo proprio per opporvisi. Il Suo vergewisplicht (il dovere di accertarsi della fondatezza di un parere/consiglio) ai sensi dell'artikel 3:9 Awb (Awb: la legge generale olandese sul diritto amministrativo) Le impone proprio questo, e qualora Lei si discosti dal parere si applica l'artikel 3:50.
In caso di autorizzazione, sovvenzione, appalto pubblico o transazione immobiliare, cambia la policy che Lei applica. Il fascicolo viene costruito allo stesso modo.
La Sua regola di policy diventa il segnale d'allarme
La regola di policy della Sua autorità amministrativa stabilisce quali settori e motivi conducono ad approfondimenti. Configuriamo queste regole insieme a Lei, così che un fascicolo venga contrassegnato dove la Sua policy lo prevede.
Il questionario e il termine
Se Lei invia il questionario Bibob tramite Noctua, la piattaforma tiene traccia di ciò che accade: se è stato aperto, se il link è ancora valido e quando viene restituito. Finché resta aperto, il termine di decisione è sospeso, e la piattaforma segnala quando scade o rischia di scadere.
Quali domande vede l'interessato dipende da che cosa ha compilato in precedenza. Non gli vengono presentate domande né richieste di documenti che non riguardano la sua situazione, e ciò che lo riguarda non può saltarlo. Le risposte confluiscono direttamente nel fascicolo, verificate via SMS e firmate digitalmente, con i documenti allegati collocati accanto alla domanda a sostegno della quale sono stati presentati.
Quello che la piattaforma non fa è valutare quei documenti al posto Suo. Non ne esce alcun giudizio sul contenuto di un documento né alcuna segnalazione che un documento si discosti. Che cosa arriva e che cosa manca è visibile; che cosa significhi lo stabilisce Lei. Se nel Suo metodo di lavoro esiste un controllo che si lascia tradurre in regole fisse, valutiamo insieme se sia possibile ricavarne una segnalazione. Anche allora quella segnalazione resta un motivo per guardare, non il giudizio.
Ciò è rilevante perché un questionario incompleto comporta conseguenze. Nel caso di una richiesta, questa può essere dichiarata non ricevibile ai sensi dell'artikel 4:5 Awb, mentre nel caso di un provvedimento già concesso l'artikel 4 Wet Bibob qualifica un rifiuto come pericolo grave. Ciò che perviene e ciò che manca costituisce quindi di per sé parte della Sua motivazione.
Se la Sua organizzazione utilizza un proprio sistema per i questionari, può continuare a farlo. In tal caso il monitoraggio dei termini non funziona, poiché si basa sul fatto che la piattaforma stessa sappia quando il questionario è stato inviato e cosa ne è stato fatto.
Oltre a quanto dichiarato dall'interessato
Il questionario raccoglie quanto l'interessato dichiara sul controllo, sul finanziamento e sulle persone coinvolte nell'impresa. Ciò che Lei accerta per proprio conto confluisce nello stesso fascicolo, così che la dichiarazione e la registrazione stiano una accanto all'altra.
Noctua mette in evidenza la struttura attorno all'impresa. Amministratori, soci, società collegate e gli indirizzi a cui si ricollegano, e da ogni punto Lei prosegue verso ciò che vi è connesso. La cronologia mette gli eventi in ordine, così da rendere visibile quando un'iscrizione è cambiata e quali ruoli si sono sovrapposti.
I dati finanziari pervengono tramite un fornitore di dati con cui abbiamo un contratto. Affidabilità creditizia, comportamento di pagamento e i bilanci depositati.
Questi dati non hanno tutti lo stesso momento. Quanto proviene dal registro delle imprese è aggiornato al momento dell'interrogazione, mentre le cifre dei bilanci si riferiscono all'esercizio per cui sono stati depositati. Per ogni dato è indicato quando è stato acquisito.
Può aprire contemporaneamente due visualizzazioni: il documento trasmesso accanto alla rete, oppure la cronologia accanto alla struttura. In un'unica schermata vede allora se quanto dichiarato corrisponde a quanto risulta registrato.
Quando la struttura si estende oltre confine
Il questionario Bibob richiede all'interessato di fornire visure dei registri delle imprese esteri per amministratori, soci e titolari del controllo che siano essi stessi persone giuridiche estere. Il registro Bibob prevede un campo a tal fine: per una simile persona giuridica si indica il numero di registrazione così come risulta nel registro delle imprese di quel paese. Le persone giuridiche estere sono quindi previste nella prassi Bibob, il che significa che deve poterle collocare anche nel Suo fascicolo.
In Noctua tali persone giuridiche compaiono nella rete come le altre, collegate alle parti a cui si ricollegano. Quali registri delle imprese esteri può interrogare discende da quanto è stato configurato per la Sua organizzazione. Quanto fornisce l'interessato lo affianca a quanto trova per proprio conto.
L'origine di ogni dato
Per ogni dato è possibile stabilire da dove proviene, quando è stato acquisito e da chi. Il registro delle attività annota anche chi ha consultato un fascicolo e non può essere disattivato.
Qui questo pesa più che altrove. In caso di opposizione alla Sua decisione, l'articolo 7:4 Awb Le impone di mettere a disposizione per la consultazione tutti gli atti relativi al caso, e in giudizio essi vanno al giudice ai sensi dell'articolo 8:42. Tale obbligo si spinge oltre ciò che ha utilizzato a sostegno, mentre l'articolo 28 Wet Bibob stabilisce al contempo chi può vederli e chi no.
Riservatezza
Sui dati di un'indagine Bibob grava l'obbligo di segretezza dell'articolo 28 Wet Bibob. È ampio: il 25 gennaio 2023 la sezione del contenzioso del Raad van State (Paesi Bassi) ha stabilito che si spinge oltre il parere del Landelijk Bureau e copre anche quanto l'interessato ha fornito personalmente. Le Sue stesse constatazioni vi rientrano per la medesima ragione, poiché la legge parla in termini generali di dati relativi a un terzo. La violazione è penalmente rilevante e vi sono ormai state condanne.
In Noctua, pertanto, ciò che una persona può consultare, modificare e chiudere discende dal suo ruolo. I fascicoli di un team non sono visibili a un altro, salvo che Lei lo configuri espressamente, e un investigatore può lavorare su un fascicolo prima che venga condiviso all'interno dell'organizzazione. Se compare un'entità già esaminata, Lei lo vede e in quale fascicolo, ma se possa aprirlo dipende dai Suoi diritti.
Dentro e fuori la catena di controllo societario
Non ogni segnalazione riguarda direttamente il richiedente. L'articolo 3 lid 4 onder c Wet Bibob stabilisce che l'interessato si trova in relazione con reati anche quando li ha commessi un altro e tale persona lo dirige, esercita il controllo su di lui, gli fornisce capitali o intrattiene con lui un legame d'affari. La legge nomina tali relazioni anche al passato: chi ha diretto o si è trovato in un simile legame conta allo stesso modo.
Tale relazione deve poter essere motivata da Lei. Per un legame d'affari il Raad van State richiede una relazione commerciale volta alla cooperazione e dotata di un certo carattere duraturo e strutturale. La durata è un accertamento sul tempo, e per questo deve poter mostrare quando la relazione sussisteva e per quanto.
Noctua mostra quali segnali d'allarme riguardano il soggetto e quali ricadono al di fuori, con il collegamento attraverso cui si legano all'indagine. La cronologia mette in ordine i periodi, compresi quelli di ruoli ormai cessati. Il valore di tale collegamento lo stabilisce Lei.
Il rapporto
Ogni segnalazione viene valutata direttamente da Lei: rilevante o non rilevante. Il rapporto cresce insieme all'indagine, così che quanto Lei registra come rilevante e le basi su cui lo fa vi compaiano subito. Ciò che mette da parte resta visibile nel fascicolo e vi può tornare in seguito.
Si può chiudere il fascicolo solo quando tutto è stato ponderato: se qualcosa resta in sospeso, la piattaforma blocca la chiusura. Anche le verifiche che non hanno dato esito figurano nel fascicolo, con il momento in cui sono state svolte.
Il numero di segnali d'allarme in un fascicolo è una coda di lavoro. Conta quanti punti restano da ponderare e scende verso zero man mano che Lei percorre il fascicolo. Sul richiedente quel numero non dice nulla.
Configuriamo il modello in base alla Sua organizzazione. Se si rivolge al Landelijk Bureau, può essere impostato in modo che il fascicolo contenga la motivazione necessaria per la richiesta di parere.
Che cosa mostra la demo
Percorriamo un’indagine fino al rapporto finale, così vede come una regola di policy si traduce nella piattaforma.
L'accertamento spetta a Lei
Un contrassegno indica che c'è qualcosa da esaminare. Se ne derivi un grado di pericolo ai sensi dell'articolo 3 Wet Bibob è un accertamento della Sua autorità amministrativa. La piattaforma non vi interviene: non c'è alcun punteggio né alcuna conclusione.
Ciò corrisponde al punto in cui la legge colloca tale accertamento. L'articolo 3:2 Awb richiede che Lei acquisisca le conoscenze necessarie sui fatti rilevanti, e l'articolo 3:46 che la Sua decisione poggi su una motivazione adeguata. Quello che accerta, e su quali basi, è dunque ciò che conta.
Dopo la decisione
Un'autorizzazione ha efficacia continuativa, e i fatti su cui l'ha rilasciata possono cambiare. Se in seguito vuole revocarla o riesaminarla, vale lo stesso requisito della prima decisione: poggia su fatti che Lei ha accertato e può motivare.
È Lei a stabilire quali entità dell'indagine continuare a seguire e su quali aspetti desidera ricevere un avviso. Tale avviso arriva nel fascicolo in cui l'entità è stata esaminata, con la fonte e il momento, così che quanto aveva accertato allora resti accanto. Se elimina il fascicolo, il monitoraggio cessa.
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Un’indagine Bibob dall’inizio alla fine
Percorriamo un’indagine Bibob nella piattaforma, incluso il registro di controllo che si genera automaticamente.