Onderzoekssoftware voor een verdedigbaar dossier
Wie een vergunning verleent of een klant aanneemt, moet die keuze jaren later kunnen uitleggen. Noctua zet wat elke bron teruggeeft in dezelfde vorm en houdt vast waar elk gegeven vandaan komt en wanneer. Welke signaleringen aanstaan, bepaalt mede of het een Bibob-, zorg- of Wwft-onderzoek is. U stelt ze zelf in; het oordeel blijft bij uw organisatie.
In alle gevallen moet u iets weten over een partij voordat u zich eraan verbindt.
Overheid
Bibob en vergunningen
Een vergunningaanvraag waarvan de structuur niet klopt, en een beslistermijn die doorloopt. Is uw eigen onderzoek toereikend?
Zorg
Contractering en zorgaanbieders
Een nieuwe aanbieder wil een contract, en achter de bestuurder zit een keten van bv's. Dat weet u liever voor het geld loopt.
Bedrijven
Cliëntenonderzoek en leveranciers
Een leverancier die u jaren geleden goedkeurde, en een toezichthouder die vraagt wanneer u voor het laatst heeft gekeken.
Eén plek, ongeacht de bron
Elke bron heeft een eigen ingang. In Noctua bevraagt u ze vanuit het platform en komt alles binnen in dezelfde structuur. Het platform koppelt uitsluitend op een unieke sleutel en gokt niet op gelijkenis. Legt u zelf een verband dat op geen enkele sleutel te leggen was, dan blijft in het netwerk zichtbaar dat het van u komt. Wat u bevraagt en wat de bron teruggeeft komt vast in het dossier te staan, samen met het moment en de gebruiker. Het dossier blijft daardoor aan elkaar zitten.
Het verschil valt op bij de verantwoording
Op het moment dat u het onderzoek moet verantwoorden, is de vraag niet wat u hebt gevonden. De vraag is hoe u erbij bent gekomen.
Twee dieptes, één dossier
Screening
Een vast resultaat met een vaste opbouw
De onderneming, wie erachter zit, waar de zeggenschap ligt, en wat er in de afgelopen jaren is gewijzigd. De inhoud verschilt per aanvraag, de vorm niet, en het resultaat staat niet ter bewerking.
Onderzoek
Verdiepen vanuit één onderneming
Verdieping komt in beeld wanneer daar aanleiding en grondslag voor is. Van de onderneming waarmee het onderzoek begint, bevraagt u wat eraan vastzit en haalt u op wat de bronnen daarover teruggeven. Wat u kunt bevragen verschilt per soort gegeven en volgt uit uw bevoegdheid.
Beide dieptes zitten in hetzelfde dossier. De verdieping begint waar de screening ophield, zonder overdracht en zonder gat in het logboek.
Wat er na het besluit verandert
Een vergunning loopt jaren door en een contract ook. Wat u daarna nog wilt weten over de partijen uit het onderzoek, stelt u zelf in.
Een melding komt binnen in het dossier waarin het onderzoek al staat.
Het oordeel blijft van uw organisatie
Noctua signaleert, maar beoordeelt niet. Het platform verleent of weigert niets en geeft geen score of eindconclusie. Uw organisatie beslist zelfstandig en moet dat besluit zelf kunnen motiveren. Weegt u een signalering, dan komt uw weging naast de bevinding te staan, met uw naam en het moment erbij; de bevinding blijft zoals de bron hem gaf.
Wat het systeem signaleert volgt uit vaste regels die uw organisatie heeft ingesteld. Er is geen model dat leert van eerdere dossiers.
Het rapport groeit mee met het onderzoek. De vaste onderdelen en de gevonden signaleringen staan erin voordat u begint te schrijven. Wat u per melding vaststelt en waarop u dat baseert, voegt u zelf toe. Afsluiten kan pas wanneer er niets meer openstaat.
Uw beleid, uitgeschreven als regels
Welke branches en aanleidingen tot verdieping leiden, bepaalt uw eigen organisatie. In Noctua worden dat de signaleringen zelf, in het dossier gemarkeerd als rode vlag:
- Eerder dossier
- Komt een onderneming of persoon uit de aanvraag al voor in een eerder dossier, dan volgt een rode vlag met een verwijzing. De melding komt er ook als dat dossier bij een ander team ligt; of u het kunt openen hangt af van uw rechten erop.
- Branche
- Valt de SBI-code binnen de door u aangewezen risicobranches én is de inschrijving korter dan zes maanden geleden gewijzigd, dan volgt er een.
- Combinatie
- Is de SBI-code gewijzigd na de aanvraag én komt de bestuurder voor in een eerder dossier, dan volgt er een.
Elke regel staat afzonderlijk aan of uit, met een drempelwaarde waar dat van toepassing is. Wordt uw beleid herzien, dan wijzigen de regels mee. Dat richten we samen met u in, zodat wat in het systeem staat overeenkomt met wat is vastgesteld.
Twee adviezen van het Landelijk Bureau, en de weigering hield alsnog geen stand. De burgemeester had onvoldoende gemotiveerd waarom de gestelde relatie een zakelijk samenwerkingsverband opleverde, ook toen de feiten in onderlinge samenhang werden beoordeeld.
Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, 27 augustus 2025 · ECLI:NL:RVS:2025:4128
Het advies is niet het besluit. Wat het bestuursorgaan zelf heeft vastgesteld, en waarop, is wat telt.
Wat uw collega's gaan vragen
De functionaris gegevensbescherming, ICT en inkoop stellen grotendeels dezelfde vragen: waar de gegevens staan, wie erbij kan, wat het logboek vastlegt en wat er gebeurt als uw organisatie stopt. Die antwoorden staan uitgeschreven op één pagina, zodat u ze kunt doorsturen voordat het gesprek begint.
Neem een aanvraag mee waar u op vastliep
Geen rondleiding langs schermen. We bouwen een zaak uit uw eigen praktijk op in het platform, inclusief het logboek dat eronder ontstaat. Aan het eind ziet u het dossier dat u overhoudt.