Vigilance client et screening des fournisseurs qui se poursuivent dans le temps
Une relation client et une relation fournisseur ont ceci en commun qu'elles se poursuivent, alors que l'enquête a le plus souvent lieu au début. Une partie qui figure aujourd'hui sur une liste de sanctions, vous ne pourrez plus la servir demain.
Wwft vigilance client
Sanctiewet contrôle continu
Revérification pendant la relation
La vigilance client dans le cadre de la Wwft
La Wwft, en toutes lettres la Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (la loi néerlandaise de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme), fait des experts-comptables, des conseillers fiscaux et des cabinets d'administration des « gatekeepers ». Cela implique une vigilance client, internationalement connue sous les désignations know your customer (KYC) et customer due diligence (CDD).
La loi en connaît trois formes : la vigilance client standard (article 3), la vigilance client simplifiée (article 6) et la vigilance client renforcée (article 8), également appelée enhanced due diligence ou EDD. Vous devez pouvoir étayer la forme que vous avez appliquée.
Ce choix n'est pas figé au départ. L'obligation de suivi peut faire qu'une modification du profil de risque au cours de la relation client rende nécessaire une vigilance renforcée. Il en va de même lorsqu'il apparaît que le client ou le bénéficiaire effectif est une personne politiquement exposée : l'article 8 Wwft exige alors une vigilance renforcée, qui s'étend aux membres de la famille et aux personnes étroitement associées.
L'identification du bénéficiaire effectif fait partie de cette enquête, et le registre UBO ne suffit pas à lui seul. Le Bureau Financieel Toezicht considère l'extrait du registre comme un outil et précise que vous devez également consulter d'autres sources. Ce que vous avez consulté par ailleurs, et quand, fait donc lui-même partie de votre dossier.
Ce qui doit être consigné
L'article 33 Wwft vous oblige à consigner les documents et les données que vous avez utilisés lors de la vigilance client et à les conserver de manière accessible. Lesquels dépend de la forme de vigilance, et celle-ci découle du profil de risque. Ce profil et les risques que vous avez établis à cette occasion en font donc eux-mêmes partie.
Le délai de conservation court jusqu'à cinq ans après la fin de la relation. Ensuite, vous devez détruire les données, et ce n'est pas un choix que vous pouvez reporter en invoquant un autre intérêt.
Dans Noctua, chaque donnée reçoit une source, un moment et un utilisateur, avec la recherche qui l'a précédée. Les documents sont classés par enquête et par entité, de sorte que l'accessibilité exigée par l'article 33 découle du classement lui-même. Par dossier, vous consignez une classification de risque, et votre organisation fixe elle-même le délai de conservation.
Ce que l'autorité de contrôle examine
Pour les experts-comptables, les conseillers fiscaux et les cabinets de gestion administrative, c'est le Bureau Financieel Toezicht qui contrôle le respect des obligations. Le BFT apprécie, au vu du contenu des dossiers clients, si l'enquête a été menée correctement. Dans une affaire portée jusqu'au College van Beroep voor het bedrijfsleven, le BFT a demandé le dossier d'un seul client portant sur trois années et a réclamé à plusieurs reprises des informations complémentaires. Ce qui avait été consigné à l'époque dans ce dossier a déterminé l'issue.
Si vous travaillez avec un prestataire externe, le BFT recommande d'être attentif aux limites du système et de vérifier quels termes de recherche et quelles bases de données sont utilisés et quels critères la fonction de recherche applique. L'objectif est de pouvoir apprécier si tous les éléments nécessaires de la vigilance client sont couverts. Le BFT cite lui-même l'exemple des bénéficiaires effectifs et des personnes politiquement exposées dans les structures étrangères.
Dans Noctua, chaque signalement indique ce qui est vérifié et sur quelle base. Chaque donnée est reliée à la source dont elle provient et à la recherche qui l'a précédée, de sorte que pour chaque constat vous pouvez montrer ce qui a été recherché. Quelles listes et quels registres vous sont accessibles, et quels pays ils couvrent, est fixé par ce qui a été arrêté lors de la configuration.
Cette question a du poids. Ne pas effectuer la vigilance client, ou ne pas l'effectuer correctement, est une infraction pénale au titre de la Wet op de economische delicten, la loi néerlandaise sur les délits économiques. Dans l'affaire mentionnée, la juridiction a jugé que le cabinet aurait dû reconnaître qu'un client présentait un risque accru de blanchiment, et que l'enquête menée était insuffisante en tant que vigilance renforcée. Pour la catégorie d'infractions la plus grave, une publication nominative peut intervenir avant que l'amende ne soit définitive.
Ce que montre la démo
Nous parcourons un dossier client et montrons ce qui est consigné pour chaque constat et sur quoi la recherche a porté.
Screening des fournisseurs et revérification
Dans le cadre d'un marché public, cela ne s'arrête pas à l'attribution. Les motifs d'exclusion et les critères d'aptitude sont vérifiés en amont, mais la relation se poursuit ensuite pendant des années. Ce que vous voulez continuer à contrôler pendant cette période, et à quelle fréquence, vous le fixez dans le contrat et dans votre propre politique d'achat.
Certaines communes le fixent sous forme de délai : les déclarations sur l'honneur des fournisseurs existants sont actualisées et vérifiées périodiquement, et en cas de doute sur un screening antérieur, une revérification suit.
Une chose n'est pas un choix de politique. La réglementation sur les sanctions vaut pour tout le monde, pas seulement pour les institutions financières, et elle s'applique à tout moment. Vous ne pouvez pas mettre de ressources à la disposition d'une partie figurant sur une liste de sanctions, quoi que vous ayez établi au moment de nouer la relation. Qui est aujourd'hui hors sanctions peut y figurer demain.
Au départ, et ensuite
Le screening initial met en évidence qui se trouve derrière la partie, comment court le pouvoir de décision et ce qui a changé ces dernières années. Un rapport financier d'entreprise y ajoute la solvabilité et le comportement de paiement.
Chaque entité que vous ajoutez est vérifiée par rapport aux listes de sanctions, aux listes PPE, aux mesures d'exécution des autorités de contrôle et aux informations négatives. Cela vaut pour les personnes morales comme pour les personnes physiques, et quiconque y est lié par le contrôle ou par une société commune figure dans le même réseau.
La vérification par rapport aux listes se fait de manière large. Les noms y figurent dans des orthographes et des translittérations variables, et Noctua signale une correspondance possible en indiquant les mentions trouvées. Chaque signalement, vous l'appréciez vous-même comme pertinent ou non pertinent, et cette appréciation reste au dossier.
L'article 3, alinéa 11, Wwft exige que les données issues de la vigilance client restent à jour, en fonction du profil de risque. Cela suppose deux choses que vous réglez vous-même : la fréquence à laquelle un dossier repasse par les listes, et ce dont vous voulez être alerté entre-temps. Un changement de dirigeant, une insolvabilité, une nouvelle mention sur une liste. Ce signalement arrive dans le dossier où figure le screening initial.
Des seuils issus de votre propre évaluation des risques
Les seuils et les facteurs de risque qui donnent lieu à un signalement découlent de la politique de risque de votre organisation et de votre propre évaluation des risques. Nous les configurons avec vous.
Voir aussi : enquête Bibob · enquêtes dans la santé
Une seule enquête pour le client, le fournisseur et la relation
Un client au titre de la Wwft, un fournisseur au titre des motifs d'exclusion, une relation au titre de la Sanctiewet : la vigilance est la même. Dans Noctua, la vigilance client, le screening des fournisseurs et le screening des sanctions constituent le même screening relationnel. Ce qui diffère, ce sont les sources que vous êtes autorisé à interroger et les seuils sur lesquels vous souhaitez être averti.
Nous les configurons en fonction de ce qui s'applique à votre organisation. Les sources concernées dépendent de votre compétence et des accords sous-jacents, et nous déterminons cela ensemble avec vous.