Vos dossiers ne se trouvent pas à côté de ceux d'autres clients
Noctua ne fonctionne pas comme un environnement unique partagé par tous les clients. Votre organisation dispose de son propre environnement avec sa propre base de données. Il n’existe aucune couche commune où les données de différents clients se rejoignent, et donc aucune séparation qui devrait tenir entre ces clients.
Pour ce type de données, ce n’est pas facultatif. Ce qui entre dans une enquête d’intégrité est couvert par une obligation de confidentialité, et celle-ci va plus loin que le rapport : vos propres constatations et les pièces que la personne concernée fournit en relèvent également.
Au sein de votre propre environnement, il reste consigné qui a pu accéder à quoi. Le journal enregistre aussi la consultation d’un dossier et ne peut pas être désactivé, de sorte que des années plus tard on peut encore établir qui a ouvert quoi.
Délégué à la protection des données
5 questions
- Accès
- Ce qu'une personne peut consulter, modifier ou clôturer découle de son rôle. Vous attribuez l'accès aux sources séparément. Les dossiers d'une équipe ne sont pas visibles pour une autre, sauf si vous le configurez explicitement. L'accès de notre côté est limité aux collaborateurs désignés à cet effet, et il est consigné.
- Qui interroge les sources
- Votre organisation interroge elle-même les sources pour lesquelles elle dispose d'une compétence propre, avec son certificat PKIoverheid (l'infrastructure à clé publique de l'État néerlandais). Pour les registres commerciaux et les sources ouvertes, l'accès passe par nous, ou nous tenons les données à jour.
- Consignation
- Chaque interrogation et chaque constatation reçoit une source, un horodatage et un utilisateur, avec la requête qui l'a précédée. Pour chaque donnée, il est ainsi possible d'établir d'où elle provient et ce qui a été recherché à ce moment-là. Le journal d'audit enregistre aussi la consultation d'un dossier et ne peut pas être désactivé.
- Archivage
- À la clôture d'une enquête, le rapport est archivé et les pièces sous-jacentes sont figées, de sorte qu'il est encore possible, des années plus tard, de reconstituer la situation telle qu'elle était à l'époque.
- Qui gère le système
- Votre organisation. Vous configurez vous-même les utilisateurs, les rôles, les droits et les délais de conservation, et vous pouvez consulter vous-même tout ce qui se trouve dans le système. En cas de demande d'accès d'une personne concernée, vous n'avez pas besoin de nous pour cela.
Informatique
2 questions
- Où se trouvent les données
- Chaque organisation dispose de son propre environnement avec sa propre base de données. Il n'y a pas de stockage partagé et aucune donnée d'autres organisations ne se trouve dans la même base de données. L'environnement fonctionne aux Pays-Bas ; aucun transfert hors de l'EEE n'a lieu. Si votre organisation préfère travailler sur sa propre infrastructure, cela est possible. Plusieurs clients le font, auquel cas la gestion du serveur revient à votre propre organisation.
- Ce que votre service informatique doit faire
- Rien, pour l'utilisation. Vous travaillez dans le navigateur, dans un environnement que nous configurons et maintenons. Votre service informatique intervient lorsque vous optez pour l'authentification unique (single sign-on) ou pour l'hébergement sur votre propre infrastructure.
Achats
3 questions
- Certification
- Notre système de management de la sécurité de l’information est certifié ISO 27001 pour le développement et l’hébergement de Noctua, contrôlé périodiquement par un organisme accrédité.
- Rôle de sous-traitant
- Votre organisation est responsable du traitement et détermine la base juridique, le délai de conservation et qui a accès. Noctua est sous-traitant. Nous travaillons avec le contrat de sous-traitance type de la VNG (l'association néerlandaise des municipalités). La documentation pour votre DPIA est prête. Travailler avec le modèle fourni par votre propre organisation est également possible.
- Si vous arrêtez
- Si votre organisation met fin à l'utilisation, l'environnement est supprimé. Vous déterminez ce qu'il advient des données : transfert dans la forme que vous souhaitez, ou destruction.
Nous préférons aborder le reste autour de la table
L'authentification, la configuration du réseau, la sauvegarde et la restauration, la chaîne des sous-traitants ultérieurs et la procédure en cas de violation de données à caractère personnel diffèrent selon l'organisation. Nous préférons passer ces points en revue avec vous plutôt que de les détailler ici. La documentation est prête, et cet échange, nous l'avons régulièrement.
Si un processus d'achat ou un DPIA est en cours, nous nous concertons avec votre délégué à la protection des données. Votre service informatique intervient lorsque vous optez pour l'authentification unique (single sign-on) ou pour l'hébergement sur votre propre infrastructure. Pas pour l'utilisation en tant que telle : vous travaillez dans le navigateur, dans un environnement que nous configurons.