Une plateforme, deux profondeurs, configurée pour votre organisation

Votre organisation fixe les limites

Ce que vous pouvez interroger découle de votre base juridique.

Les sources soumises à une base juridique propre, vous les interrogez vous-même, avec votre certificat PKIoverheid. Nous ouvrons la connexion ; l’interrogation est celle de votre organisation. Pour les registres commerciaux, l’accès passe par un accord avec nous. Les listes publiques, nous les tenons à jour quotidiennement. Les sources ouvertes, vous les explorez vous-même, dans le cadre juridique de votre affaire.

Pour chaque donnée, la source dont elle provient reste visible. Un élément issu de sources ouvertes, souvent appelé OSINT dans le métier, ne pèse pas comme un extrait de registre.

Les sources livrent leurs données de manières très diverses. Noctua les range dans une seule structure, quelle que soit la technique du raccordement. Techniquement, il n’y a pas de limite à ce qui peut être raccordé ; ce qui est disponible pour votre organisation reste une question de compétence et d’accord.

Si une structure franchit la frontière, l’image ne s’arrête pas là. Les personnes morales étrangères qui ressortent des données figurent dans le réseau comme les autres. Pour les registres étrangers, nous avons un accord avec un fournisseur de données couvrant plus de 430 millions d’entreprises dans plus de 200 pays et territoires. Ce qui en est disponible pour votre organisation découle de votre compétence et de l’accord qui la sous-tend.

Chaque entité que vous ajoutez est contrôlée. Une personne morale passe par d’autres listes qu’une personne physique : listes de sanctions, listes PEP, mesures de contrôle d’autorités de surveillance, registres d’autorisations et registres d’insolvabilité, et à côté de cela les règles que votre organisation a elle-même définies. Les listes qui vous sont accessibles découlent de ce qui a été convenu lors de la configuration.

Chaque signalement s’active ou se désactive séparément, et là où cela s’applique vous en fixez le seuil. Ce choix appartient à votre organisation, et vous pouvez donc en rendre compte lorsqu’on vous le demande. S’il manque un signalement dont votre travail a besoin, nous examinons ensemble s’il peut être créé et comment.

Ce qu’une personne peut consulter, modifier ou clôturer découle de son rôle. Les dossiers d’une équipe ne sont pas visibles pour une autre, sauf si vous le configurez expressément. Dans une enquête Bibob, ce n’est pas une préférence : l’article 28 de la loi Bibob impose une obligation de confidentialité à quiconque détient, en vertu de cette loi, des données sur un tiers, et sa violation est pénalement sanctionnée.

Des règles fixes, pas un système apprenant

Les mêmes données produisent le même résultat.

Le principe de diligence exige que l’établissement des faits derrière une décision soit reconstituable. L’obligation de motivation exige que vous indiquiez sur quoi elle repose. Cela impose une exigence à la façon dont un système aboutit à un signalement : le résultat doit pouvoir être expliqué.

Noctua fonctionne donc de manière déterministe. Chaque règle peut être écrite et vérifiée, et ce qui compte est ce que votre organisation a défini. Aucun modèle n’apprend des dossiers antérieurs, et aucun lien n’est déduit de données historiques.

Si vous ajoutez une entreprise ou une personne, la plateforme regarde où cette même entité apparaît encore. Cela se fait sur des clés uniques : un numéro de registre du commerce (KvK), ou un nom combiné à une année de naissance. S’il n’y a pas de clé, il n’y a pas de lien. La plateforme ne devine pas sur la ressemblance. Si vous voyez vous-même un lien qu’aucune clé ne permet d’établir, vous pouvez le tracer. Il reste visible dans le réseau comme votre lien, à côté de ceux qui viennent des sources.

Pour les listes de sanctions, c’est différent. Les noms y figurent avec des orthographes et des translittérations variables, et un contrôle sur correspondance exacte manquerait des mentions qui comptent. Noctua y contrôle plus largement et signale une correspondance possible, avec les mentions trouvées, afin que vous puissiez établir vous-même s’il s’agit de la même personne.

Naviguer dans les données

Quatre vues des mêmes données.

Une enquête produit beaucoup d’éléments épars. Qui dirige quoi, quelle société dépend de quelle autre, quand cela a changé, où elle se trouve. Dans une liste, vous devez retenir ces liens pendant que vous lisez.

Dans Noctua, vous travaillez dans la vue elle-même. Chaque entité est un point sur lequel vous cliquez pour voir ce que l’on en sait, et chaque liaison entre deux points porte la relation qui la sous-tend. De là, vous passez à ce qui y est rattaché.

Vous regardez les mêmes données depuis la question que vous vous posez à ce moment. Le réseau montre toutes les relations autour d’une enquête. L’organigramme déroule la structure de contrôle de manière hiérarchique. La chronologie met les événements dans l’ordre, de sorte qu’on voit quels rôles se recoupaient. La carte montre les entités liées à une adresse.

Les relations proviennent de la source dont elles viennent. Si vous consignez vous-même un lien que vous avez établi, il est représenté autrement, et cette action entre dans le journal. Il reste ainsi visible, plus tard, ce que vous avez trouvé quelque part et ce que vous avez déduit vous-même.

Ce qui figure dans le dossier

Comment vous êtes arrivé à vos constatations.

Celui qui conteste une décision vise rarement le seul résultat. La question est : quelle source, quel moment, quelle étape.

À chaque interrogation, la plateforme consigne quelle source a été consultée, à quel moment et par qui, avec la recherche qui l’a précédée. Chaque constatation porte cette origine avec elle. Le journal enregistre chaque action, y compris la consultation d’un dossier, et ne peut pas être désactivé.

Si une entreprise ou une personne apparaît qui figurait déjà dans une autre enquête, vous le voyez, y compris dans quel dossier. Pouvoir ouvrir ce dossier dépend de vos droits. Le signalement est indépendant de l’accès, de sorte que vous ne travaillez pas en double sans que la séparation entre services soit rompue.

En cas de réclamation contre votre décision, vous ne produisez pas seulement votre rapport. L’article 7:4 Awb vous oblige à mettre à disposition pour consultation toutes les pièces relatives à l’affaire, et en recours l’article 8:42 impose la même chose à l’égard du juge. Cette obligation va plus loin que ce que vous avez utilisé à l’appui.

Dans Noctua, chaque document arrive au dossier : récupéré d’une source, fourni par la personne concernée, ou ajouté par vous. Il est placé là où il appartient. À quelle enquête, à quelle entité, et lorsqu’il provient d’un questionnaire, à quelle question il a été joint à l’appui. Ce classement naît pendant que l’enquête se déroule, sans que vous ayez à le construire, et le dossier montre les pièces dans cette structure. Ce que vous n’avez finalement pas utilisé reste également.

Le rapport est votre appréciation

La clôture n’est possible que lorsque tout a été pesé.

Un signalement n’est pas une motivation. C’est une raison de regarder, et ce qu’il signifie, c’est vous qui l’établissez.

L’appréciation d’une alerte vous revient. Même lorsque vous l’écartez, cette appréciation appartient au dossier. Si un élément survient ensuite qui change votre appréciation, vous pouvez y revenir. Ce que vous avez retenu comme pertinent reste visible dans le rapport.

S’il reste quelque chose en suspens, la plateforme bloque la clôture. Le nombre d’alertes ouvertes constitue ainsi une charge de travail : un compteur qui descend vers zéro pendant que vous parcourez le dossier. Ce qu’un contrôle ne donne pas est également consigné, avec le moment du contrôle.

Vous ne partez pas d’une page blanche. Le rapport se construit pendant que l’enquête se déroule : les parties fixes, les entités et chaque signalement y figurent déjà. Pour chaque alerte, vous ajoutez ce que vous constatez et ce sur quoi vous le fondez.

À la clôture, le rapport est archivé et le matériau sous-jacent figé, de sorte que des années plus tard il reste reconstituable tel qu’il était alors.

Après la décision, cela continue

La surveillance se poursuit dans le dossier existant.

Une décision peut être réexaminée plus tard. Les faits sur lesquels vous vous fondez alors se trouvent déjà dans le dossier où la première décision a été prise, dans la forme où vous les aviez établis à l’époque.

Quelles entités vous continuez de suivre, et sur quoi, vous le réglez vous-même. Si quelque chose change qui, selon vos propres réglages, en vaut la peine, cette alerte arrive dans le dossier d’où vient l’entité, avec la source et le moment. Vous l’appréciez comme toute autre alerte.

La surveillance relève du dossier. Si vous le supprimez, le suivi s’arrête, et ce que vous conservez reste dans la forme où il a été construit.