Kundenprüfung und Lieferanten-Screening, die andauern
Eine Kundenbeziehung und eine Lieferantenbeziehung haben gemeinsam, dass sie andauern, während die Prüfung meist am Anfang stattfindet. Eine Partei, die heute auf einer Sanktionsliste erscheint, dürfen Sie morgen nicht mehr bedienen.
Wwft Kundenprüfung
Sanctiewet laufend
Erneute Prüfung während der Beziehung
Kundenprüfung unter der Wwft
Die Wwft, ausgeschrieben Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (das niederländische Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung), macht Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Buchhaltungsbüros zu Verpflichteten im Sinne der Geldwäscheprävention. Das bringt eine Kundenprüfung mit sich, international bekannt als Know Your Customer (KYC) und Customer Due Diligence (CDD).
Das Gesetz kennt davon drei Formen: die Standard-Kundenprüfung (Artikel 3), die vereinfachte Kundenprüfung (Artikel 6) und die verschärfte Kundenprüfung (Artikel 8), auch als enhanced due diligence oder EDD bezeichnet. Welche Form Sie angewendet haben, müssen Sie untermauern können.
Diese Wahl liegt bei Aufnahme der Beziehung nicht endgültig fest. Die Überwachungspflicht kann mit sich bringen, dass eine Änderung des Risikoprofils während der Kundenbeziehung nachträglich eine verschärfte Prüfung erforderlich macht. Dasselbe gilt, wenn sich herausstellt, dass der Kunde oder der wirtschaftlich Berechtigte eine politisch exponierte Person ist: Artikel 8 Wwft verlangt dann eine verschärfte Prüfung, und diese erstreckt sich auf Familienmitglieder und nahestehende Personen.
Die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten gehört zu dieser Prüfung, und das UBO-Register allein genügt dafür nicht. Das Bureau Financieel Toezicht betrachtet den Registerauszug als Hilfsmittel und stellt fest, dass Sie auch andere Quellen heranziehen müssen. Was Sie daneben herangezogen haben und wann, ist damit selbst Teil Ihrer Fallakte.
Was festgehalten werden muss
Artikel 33 Wwft verpflichtet Sie, die bei der Kundenprüfung verwendeten Unterlagen und Angaben festzuhalten und zugänglich aufzubewahren. Welche das sind, hängt von der Form der Prüfung ab, und die folgt aus dem Risikoprofil. Dieses Profil und die dabei festgestellten Risiken gehören also selbst mit dazu.
Die Aufbewahrungsfrist läuft bis fünf Jahre nach dem Ende der Beziehung. Danach müssen Sie die Daten vernichten, und das ist keine Entscheidung, die Sie unter Berufung auf ein anderes Interesse aufschieben können.
In Noctua erhält jede Angabe eine Quelle, einen Zeitpunkt und einen Nutzer, mit der Abfrage, die ihr vorausging. Dokumente werden nach Untersuchung und nach Entität abgelegt, sodass die von Artikel 33 verlangte Zugänglichkeit schon aus der Ordnung folgt. Je Fallakte halten Sie eine Risikoklassifizierung fest, und die Aufbewahrungsfrist stellt Ihre Organisation selbst ein.
Worauf die Aufsichtsbehörde achtet
Für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Buchhaltungsbüros überwacht das Bureau Financieel Toezicht die Einhaltung. Das BFT beurteilt anhand des Inhalts der Kundenfallakten, ob die Prüfung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. In einem Fall, der bis zum College van Beroep voor het bedrijfsleven ausprozessiert wurde, forderte das BFT die Akte eines einzigen Kunden über drei Jahre an und bat mehrfach um zusätzliche Informationen. Was damals in dieser Akte festgehalten war, bestimmte den Ausgang.
Arbeiten Sie mit einem externen Dienstleister, empfiehlt das BFT, auf die Grenzen des Systems zu achten und zu prüfen, welche Suchbegriffe und Datenbanken verwendet werden und welche Kriterien die Suchfunktion anlegt. Ziel ist, beurteilen zu können, ob alle notwendigen Bestandteile der Kundenprüfung erfasst werden. Das BFT nennt dabei selbst das Beispiel von UBOs und PEPs bei ausländischen Strukturen.
In Noctua steht pro Hinweis, was geprüft wird und worauf. Jede Angabe ist mit der Quelle verknüpft, aus der sie stammt, und mit der Abfrage, die ihr vorausging, sodass sich je Befund zeigen lässt, wonach gesucht wurde. Welche Listen und Register Ihnen zur Verfügung stehen und welche Länder darunter fallen, steht in dem fest, was bei der Einrichtung festgelegt wurde.
Diese Frage hat Gewicht. Das Unterlassen oder nicht ordnungsgemäße Durchführen der Kundenprüfung ist eine Straftat nach der Wet op de economische delicten, dem niederländischen Wirtschaftsstrafgesetz. In dem genannten Fall entschied das Gericht, dass die Kanzlei hätte erkennen müssen, dass bei einem Kunden ein erhöhtes Geldwäscherisiko bestand, und dass die durchgeführte Prüfung als verschärfte Kundenprüfung unzureichend war. Bei der schwersten Kategorie von Verstößen kann eine Veröffentlichung mit Namensnennung erfolgen, bevor die Geldbuße bestandskräftig ist.
Was die Demo zeigt
Wir gehen eine Kundenfallakte durch und zeigen, was pro Befund festgehalten ist und worauf gesucht wurde.
Lieferanten-Screening und erneute Überprüfung
Ein Vergabeverfahren endet nicht mit dem Zuschlag. Die Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen werden vorn geprüft, aber die Beziehung läuft danach jahrelang weiter. Was Sie in diesem Zeitraum weiter prüfen wollen und in welchem Takt, halten Sie im Vertrag und in Ihrer eigenen Beschaffungsrichtlinie fest.
Manche Gemeinden halten das als Frist fest: Eigenerklärungen bestehender Lieferanten werden periodisch aktualisiert und verifiziert, und bei Zweifeln an einem früheren Screening folgt eine erneute Prüfung.
Eines ist keine Frage der Richtlinie. Sanktionsvorschriften gelten für alle, nicht nur für Finanzinstitute, und sie gelten zu jedem Zeitpunkt. Sie dürfen einer Partei, die auf einer Sanktionsliste steht, keine Mittel zur Verfügung stellen, unabhängig davon, was Sie bei Aufnahme der Beziehung festgestellt haben. Wer heute sanktionsfrei ist, kann morgen darauf stehen.
Bei Aufnahme der Beziehung, und danach
Das Screening bei Aufnahme der Beziehung zeigt, wer hinter der Partei steht, wie die Kontrolle verläuft und was sich in den vergangenen Jahren geändert hat. Aus einem finanziellen Unternehmensbericht kommen Kreditwürdigkeit und Zahlungsverhalten hinzu.
Jede Entität, die Sie hinzufügen, wird anhand von Sanktionslisten, PEP-Listen, Durchsetzungsmaßnahmen von Aufsichtsbehörden und negativer Berichterstattung geprüft. Das gilt für juristische Personen und für natürliche Personen, und wer über Kontrolle oder eine gemeinsame Gesellschaft damit verbunden ist, steht im selben Netzwerk.
Der Abgleich mit Listen ist breit angelegt. Namen stehen darin in wechselnder Schreibweise und Transliteration, und Noctua meldet eine mögliche Übereinstimmung mit den gefundenen Einträgen. Jede Meldung beurteilen Sie selbst als relevant oder nicht relevant, und diese Beurteilung bleibt in der Fallakte stehen.
Artikel 3 Absatz 11 Wwft verlangt, dass die Angaben aus der Kundenprüfung aktuell bleiben, abgestimmt auf das Risikoprofil. Das verlangt zweierlei, das Sie selbst einstellen: wie oft eine Fallakte erneut gegen die Listen läuft und worauf Sie zwischendurch hingewiesen werden möchten. Ein Wechsel in der Geschäftsführung, eine Insolvenz, ein neuer Eintrag auf einer Liste. Diese Meldung landet in der Fallakte, in der das ursprüngliche Screening steht.
Schwellenwerte aus Ihrer eigenen Risikobewertung
Welche Schwellenwerte und Risikofaktoren zu einem Hinweis führen, ergibt sich aus der Risikopolitik Ihrer Organisation und aus Ihrer eigenen Risikobewertung. Diese richten wir gemeinsam mit Ihnen ein.
Weiterführend: Bibob-Untersuchung · Untersuchungen im Gesundheitswesen
Eine Untersuchung für Kunde, Lieferant und Beziehung
Ein Kunde unter der Wwft, ein Lieferant unter Ausschlussgründen, eine Beziehung unter der Sanctiewet: Die Untersuchung ist dieselbe. Kundenprüfung, Lieferanten-Screening und Sanktions-Screening sind in Noctua dasselbe Beziehungs-Screening. Was sich unterscheidet, sind die Quellen, die Sie abfragen dürfen, und die Schwellen, auf die Sie hingewiesen werden möchten.
Das richten wir danach ein, was für Ihre Organisation gilt. Welche Quellen das sind, hängt von Ihrer Befugnis und den zugrunde liegenden Vereinbarungen ab, und das legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.