Adeguata verifica della clientela e screening dei fornitori che continuano nel tempo
Un rapporto con un cliente e un rapporto con un fornitore hanno in comune il fatto di proseguire nel tempo, mentre l'indagine avviene di solito all'inizio. Una parte che oggi compare in un elenco di sanzioni domani non potrà più essere servita.
Wwft adeguata verifica
Sanctiewet controllo continuo
Riverifica durante il rapporto
L'adeguata verifica della clientela ai sensi della Wwft
La Wwft (per esteso Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, la legge olandese antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo) attribuisce ai revisori contabili, ai consulenti fiscali e agli studi di amministrazione contabile il ruolo di soggetto obbligato ("gatekeeper"). Ne discende l'obbligo di adeguata verifica della clientela, nota a livello internazionale come know your customer (KYC) e customer due diligence (CDD).
La legge ne prevede tre forme: l'adeguata verifica standard (articolo 3), quella semplificata (articolo 6) e quella rafforzata (articolo 8), indicata anche come enhanced due diligence o EDD. Quale forma ha applicato deve poterlo motivare.
Questa scelta non è definitiva fin dall'inizio. L'obbligo di monitoraggio può comportare che una variazione del profilo di rischio nel corso del rapporto renda comunque necessaria una verifica rafforzata. Lo stesso vale quando emerge che il cliente o il titolare effettivo è una persona politicamente esposta: l'articolo 8 Wwft richiede allora una verifica rafforzata, che si estende ai familiari e agli stretti associati.
L'accertamento del titolare effettivo fa parte di quell'indagine, e il registro UBO da solo non basta. Il Bureau Financieel Toezicht considera la visura del registro uno strumento di supporto e afferma che occorre consultare anche altre fonti. Che cosa ha consultato oltre a quella, e quando, fa quindi parte esso stesso del Suo fascicolo.
Cosa deve essere registrato
L'articolo 33 Wwft Le impone di registrare i documenti e i dati utilizzati nell'adeguata verifica e di conservarli in modo accessibile. Quali siano dipende dalla forma di verifica, e questa discende dal profilo di rischio. Quel profilo e i rischi che vi ha accertato ne fanno dunque parte a loro volta.
Il termine di conservazione arriva fino a cinque anni dopo la fine del rapporto. Successivamente deve distruggere i dati, e non è una scelta che possa rinviare invocando un altro interesse.
In Noctua ogni dato riceve una fonte, un momento e un utente, con la ricerca che lo ha preceduto. I documenti vengono collocati per indagine e per entità, così che l'accessibilità richiesta dall'articolo 33 discenda già dall'ordinamento stesso. Per ogni fascicolo registra una classificazione di rischio, e il termine di conservazione lo imposta la Sua organizzazione.
Che cosa osserva l'autorità di vigilanza
Per i revisori contabili, i consulenti fiscali e gli studi di contabilità la vigilanza sul rispetto degli obblighi spetta al Bureau Financieel Toezicht. Il BFT valuta, sulla base del contenuto dei fascicoli dei clienti, se l'indagine sia stata svolta correttamente. In un caso portato fino al College van Beroep voor het bedrijfsleven, il BFT ha richiesto il fascicolo di un singolo cliente per tre annualità e ha chiesto più volte informazioni integrative. Quanto era stato registrato allora in quel fascicolo ha determinato l'esito.
Se Lei si avvale di un fornitore di servizi esterno, il BFT raccomanda di prestare attenzione ai limiti del sistema e di verificare quali termini di ricerca e quali banche dati vengono usati e quali criteri applica la funzione di ricerca. Lo scopo è poter valutare se tutti gli elementi necessari dell'adeguata verifica siano coperti. Il BFT cita esso stesso l'esempio dei titolari effettivi e delle persone politicamente esposte nelle strutture estere.
In Noctua, per ogni segnalazione è indicato che cosa viene verificato e su che cosa. Ogni dato è collegato alla fonte da cui proviene e alla ricerca che lo ha preceduto, così che per ogni riscontro si possa mostrare che cosa è stato cercato. Quali elenchi e registri Le siano accessibili, e quali paesi vi rientrino, è fissato in quanto stabilito in fase di configurazione.
Questo aspetto ha un peso. Non svolgere l'adeguata verifica, o non svolgerla correttamente, è un reato ai sensi della Wet op de economische delicten, la legge olandese sui reati economici. Nel caso citato il collegio ha ritenuto che lo studio avrebbe dovuto riconoscere che un cliente presentava un rischio di riciclaggio più elevato e che l'indagine svolta era insufficiente come verifica rafforzata. Per la categoria più grave di violazioni può seguire la pubblicazione con il nome, prima che la sanzione sia definitiva.
Che cosa mostra la demo
Analizziamo un fascicolo cliente e mostriamo che cosa risulta registrato per ogni riscontro e su che cosa è stata effettuata la ricerca.
Screening dei fornitori e riverifica
In un appalto pubblico il percorso non si conclude con l'aggiudicazione. I motivi di esclusione e i requisiti di idoneità vengono verificati a monte, ma il rapporto prosegue poi per anni. Che cosa vuole continuare a controllare in quel periodo, e con quale frequenza, lo fissa nel contratto e nella Sua politica di acquisto.
Alcuni comuni lo fissano come termine: le autodichiarazioni dei fornitori esistenti vengono aggiornate e verificate periodicamente e, in caso di dubbi su uno screening precedente, segue una riverifica.
Una cosa non è una scelta di policy. La normativa sulle sanzioni vale per tutti, non solo per gli istituti finanziari, e opera in ogni momento. Non può mettere risorse a disposizione di una parte che compare in un elenco di sanzioni, a prescindere da quanto ha accertato all'avvio del rapporto. Chi oggi è fuori dalle sanzioni domani può comparirvi.
All'avvio, e successivamente
Lo screening iniziale fa emergere chi si trova dietro la parte, come si articola il controllo e che cosa è cambiato negli ultimi anni. Da un rapporto aziendale finanziario si aggiungono affidabilità creditizia e comportamento di pagamento.
Ogni entità che Lei aggiunge viene confrontata con elenchi di sanzioni, elenchi PEP, misure di enforcement delle autorità di vigilanza e notizie negative. Questo vale sia per le persone giuridiche sia per le persone fisiche, e chi vi è collegato tramite il controllo societario o una società condivisa compare nella stessa rete.
Il confronto con gli elenchi avviene in modo ampio. I nomi vi compaiono con grafie e traslitterazioni variabili, e Noctua segnala una possibile corrispondenza indicando le voci trovate. Ogni segnalazione la valuta Lei stesso come rilevante o non rilevante, e tale valutazione resta nel fascicolo.
L'articolo 3, comma 11, Wwft richiede che i dati risultanti dall'adeguata verifica restino aggiornati, in funzione del profilo di rischio. Ciò richiede due cose che imposta Lei: ogni quanto un fascicolo ripassa per gli elenchi e su che cosa desidera essere avvisato nel frattempo. Un cambio di amministratore, un'insolvenza, una nuova voce in un elenco. Tale avviso arriva nel fascicolo in cui si trova lo screening iniziale.
Soglie dalla Sua valutazione dei rischi
Quali soglie e fattori di rischio portano a una segnalazione discende dalla politica di rischio della Sua organizzazione e dalla Sua valutazione dei rischi. Le configuriamo insieme a Lei.
Inoltre: indagine Bibob · indagini nella sanità
Un’unica indagine per cliente, fornitore e rapporto
Un cliente ai sensi della Wwft, un fornitore rispetto ai motivi di esclusione, un rapporto soggetto alla normativa sulle sanzioni: l'indagine è la stessa. In Noctua, l'adeguata verifica della clientela, lo screening dei fornitori e lo screening sanzionatorio costituiscono lo stesso screening relazionale. Ciò che cambia sono le fonti che Lei ha facoltà di interrogare e le soglie sulle quali desidera ricevere una segnalazione.
Lo configuriamo in base a ciò che vale per la Sua organizzazione. Quali fonti siano applicabili dipende dalle Sue competenze e dagli accordi sottostanti, e lo stabiliamo insieme a Lei.