Eine Plattform, zwei Tiefen, auf Ihre Organisation eingerichtet

Ihre Organisation setzt die Grenzen

Was Sie abfragen dürfen, folgt aus Ihrer Rechtsgrundlage.

Quellen mit eigener Rechtsgrundlage fragen Sie selbst ab, mit Ihrem PKIoverheid-Zertifikat. Wir stellen die Verbindung her, die Abfrage ist die Ihrer Organisation. Für kommerzielle Register läuft der Zugang über eine Vereinbarung mit uns. Öffentliche Listen halten wir täglich aktuell. Offene Quellen durchsuchen Sie selbst, innerhalb der Rechtsgrundlage Ihres Falls.

Bei jeder Angabe bleibt sichtbar, aus welcher Quelle sie stammt. Material aus offenen Quellen, in der Ermittlungsarbeit oft OSINT genannt, wiegt anders als ein Registerauszug.

Quellen liefern ihre Daten auf sehr unterschiedliche Weise. Noctua bringt sie in eine Struktur, unabhängig davon, wie der Anschluss technisch funktioniert. Technisch gibt es keine Obergrenze dafür, was angeschlossen werden kann; was Ihrer Organisation zur Verfügung steht, bleibt eine Frage von Befugnis und Vereinbarung.

Läuft eine Struktur über die Grenze, endet das Bild dort nicht. Ausländische juristische Personen, die aus den Daten hervorgehen, stehen im Netzwerk wie alle anderen. Für ausländische Register haben wir eine Vereinbarung mit einem Datenlieferanten mit weltweit über 430 Millionen Unternehmen in mehr als 200 Ländern und Gebieten. Was davon Ihrer Organisation zur Verfügung steht, folgt aus Ihrer Befugnis und aus der Vereinbarung, die darunter liegt.

Jede Entität, die Sie hinzufügen, wird geprüft. Eine juristische Person geht an anderen Listen vorbei als eine natürliche Person: Sanktionslisten, PEP-Listen, Maßnahmen von Aufsichtsbehörden, Genehmigungsregister und Insolvenzregister, und daneben die Regeln, die Ihre Organisation selbst eingestellt hat. Welche Listen Ihnen zur Verfügung stehen, folgt aus dem, was bei der Einrichtung festgelegt wurde.

Jeder Hinweis lässt sich einzeln ein- oder ausschalten, und wo es zutrifft, stellen Sie den Schwellenwert ein. Diese Entscheidung liegt bei Ihrer Organisation, und damit können Sie sie begründen, wenn danach gefragt wird. Fehlt ein Hinweis, den Ihre Arbeit braucht, sehen wir gemeinsam, ob und wie er sich bauen lässt.

Was jemand einsehen, bearbeiten oder abschließen darf, folgt aus seiner Rolle. Akten des einen Teams sind für das andere nicht sichtbar, es sei denn, Sie richten das ausdrücklich ein. Bei einer Bibob-Untersuchung ist das keine Frage der Vorliebe: Artikel 28 des BIBOB-Gesetzes legt jedem eine Geheimhaltungspflicht auf, der nach diesem Gesetz über Daten Dritter verfügt, und ein Verstoß ist strafbar.

Feste Regeln, kein lernendes System

Dieselben Daten ergeben dasselbe Ergebnis.

Der Sorgfaltsgrundsatz verlangt, dass die Sachverhaltsermittlung hinter einer Entscheidung nachvollziehbar ist. Die Begründungspflicht verlangt, dass Sie kenntlich machen, worauf sie beruht. Das stellt eine Anforderung an die Art, wie ein System zu einem Hinweis kommt: das Ergebnis muss erklärbar sein.

Noctua arbeitet deshalb deterministisch. Jede Regel lässt sich ausschreiben und prüfen, und was zählt, ist das, was Ihre Organisation eingestellt hat. Es gibt kein Modell, das aus früheren Akten lernt, und keine Zusammenhänge, die aus historischen Daten abgeleitet sind.

Fügen Sie ein Unternehmen oder eine Person hinzu, sieht die Plattform nach, wo dieselbe Entität noch vorkommt. Das geschieht über eindeutige Schlüssel: eine Handelsregisternummer (KvK) oder ein Name in Verbindung mit einem Geburtsjahr. Gibt es keinen Schlüssel, gibt es keine Verknüpfung. Die Plattform rät nicht nach Ähnlichkeit. Sehen Sie selbst eine Verbindung, die über keinen Schlüssel herzustellen ist, können Sie sie ziehen. Sie bleibt im Netzwerk als Ihre Verbindung sichtbar, neben den Verknüpfungen aus den Quellen.

Bei Sanktionslisten liegt das anders. Namen stehen dort in wechselnder Schreibweise und Transliteration, und eine Prüfung auf exakte Übereinstimmung würde Einträge übersehen, auf die es ankommt. Noctua prüft dort breiter und meldet eine mögliche Übereinstimmung samt den gefundenen Einträgen, sodass Sie selbst feststellen können, ob es sich um dieselbe Person handelt.

Durch die Daten navigieren

Vier Ansichten derselben Daten.

Eine Untersuchung bringt viele einzelne Angaben hervor. Wer ist Geschäftsführer wovon, welche Gesellschaft hängt unter welcher, wann hat sich das geändert, wo sitzt sie. In einer Liste müssen Sie diese Zusammenhänge im Kopf behalten, während Sie lesen.

In Noctua arbeiten Sie in der Ansicht selbst. Jede Entität ist ein Punkt, den Sie anklicken, um zu sehen, was über sie bekannt ist, und jede Verbindung zwischen zwei Punkten trägt die Beziehung, die darunter liegt. Von dort gehen Sie weiter zu dem, was daran hängt.

Dieselben Daten betrachten Sie aus der Frage heraus, die Sie gerade stellen. Das Netzwerk zeigt alle Beziehungen rund um eine Untersuchung. Das Organigramm legt die Beherrschungsstruktur hierarchisch aus. Die Zeitleiste bringt Ereignisse in eine Reihenfolge, sodass sichtbar wird, welche Rollen sich überschnitten. Die Karte zeigt die Entitäten, die mit einer Adresse verbunden sind.

Beziehungen stammen aus der Quelle, aus der sie kommen. Halten Sie selbst einen Zusammenhang fest, den Sie ermittelt haben, wird das anders dargestellt, und dieser Vorgang landet im Protokoll. Später bleibt dadurch sichtbar, was Sie irgendwo vorgefunden und was Sie selbst abgeleitet haben.

Was in der Akte landet

Wie Sie zu Ihren Feststellungen gekommen sind.

Wer eine Entscheidung angreift, zielt selten nur auf das Ergebnis. Die Frage ist: welche Quelle, welcher Zeitpunkt, welcher Schritt.

Bei jeder Abfrage hält die Plattform fest, welche Quelle herangezogen wurde, zu welchem Zeitpunkt und durch wen, mit der Suche, die vorausging. Jede Feststellung trägt diese Herkunft mit sich. Das Protokoll erfasst jeden Vorgang, auch das Öffnen einer Akte, und lässt sich nicht abschalten.

Kommt ein Unternehmen oder eine Person vor, die schon in einer anderen Untersuchung erfasst wurde, sehen Sie das, einschließlich der Akte. Ob Sie diese Akte öffnen können, hängt von Ihren Rechten ab. Der Hinweis ist vom Zugriff getrennt, sodass Sie nicht doppelt arbeiten, ohne dass die Trennung zwischen Abteilungen durchbrochen wird.

Wird gegen Ihre Entscheidung Widerspruch erhoben, legen Sie nicht nur Ihren Bericht vor. Artikel 7:4 Awb verpflichtet Sie, alle den Fall betreffenden Unterlagen zur Einsicht bereitzustellen, und im Klageverfahren gilt nach Artikel 8:42 dasselbe gegenüber dem Gericht. Diese Pflicht reicht weiter als das, was Sie zur Begründung verwendet haben.

In Noctua landet jedes Dokument bei der Akte: aus einer Quelle geholt, vom Betroffenen eingereicht oder von Ihnen selbst hinzugefügt. Es wird dorthin gestellt, wo es hingehört. Zu welcher Untersuchung, zu welcher Entität, und wo es aus einem Fragebogen stammt, zu welcher Frage es als Beleg mitgeschickt wurde. Diese Ordnung entsteht, während die Untersuchung läuft, ohne dass Sie sie selbst anlegen müssen, und die Akte zeigt die Unterlagen in dieser Struktur. Auch was Sie am Ende nicht verwendet haben, bleibt stehen.

Der Bericht ist Ihr Urteil

Abschließen können Sie erst, wenn alles gewogen ist.

Ein Hinweis ist keine Begründung. Er ist ein Anlass hinzusehen, und was er bedeutet, stellen Sie fest.

Das Urteil über eine Meldung liegt bei Ihnen. Auch wenn Sie sie beiseitelegen, gehört dieses Urteil zur Akte. Kommt später etwas hinzu, das Ihr Urteil ändert, können Sie darauf zurückkommen. Was Sie als relevant festgehalten haben, bleibt im Bericht sichtbar.

Steht noch etwas offen, blockiert die Plattform den Abschluss. Die Zahl der offenen Meldungen ist damit ein Arbeitsvorrat: ein Zähler, der auf null läuft, während Sie die Akte durchgehen. Auch was eine Prüfung nicht ergibt, wird festgehalten, mit dem Zeitpunkt der Prüfung.

Sie beginnen dabei nicht mit einem leeren Blatt. Der Bericht wird aufgebaut, während die Untersuchung läuft: die festen Teile, die Entitäten und jeder Hinweis stehen bereits darin. Je Meldung ergänzen Sie, was Sie feststellen und worauf Sie das stützen.

Schließen Sie ab, wird der Bericht archiviert und das zugrunde liegende Material festgesetzt, sodass es Jahre später noch so nachvollziehbar ist, wie es damals war.

Nach der Entscheidung geht es weiter

Die Überwachung läuft in der bestehenden Akte weiter.

Eine Entscheidung kann später überprüft werden. Die Tatsachen, auf die Sie sich dabei stützen, liegen bereits in der Akte, in der die erste Entscheidung getroffen wurde, in der Form, in der Sie sie damals festgestellt haben.

Welche Entitäten Sie weiter verfolgen und worauf, stellen Sie selbst ein. Ändert sich etwas, das nach Ihren eigenen Einstellungen der Mühe wert ist, kommt diese Meldung in der Akte an, aus der die Entität stammt, mit Quelle und Zeitpunkt. Sie beurteilen sie wie jede andere Meldung.

Die Überwachung gehört zur Akte. Löschen Sie sie, endet das Verfolgen, und was Sie aufbewahren, bleibt in der Form stehen, in der es aufgebaut wurde.