Verscherpt cliëntenonderzoek onder de Wwft

Wanneer artikel 8 geldt, wat er bovenop het gewone onderzoek komt, en wat u volgens artikel 33 moet kunnen terugvinden.

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme kent drie vormen van cliëntenonderzoek: standaard in artikel 3, vereenvoudigd in artikel 6, en verscherpt in artikel 8. Internationaal heet die laatste enhanced due diligence, afgekort EDD. Welke vorm u heeft toegepast en waarom, is wat een toezichthouder wil zien.

Wanneer artikel 8 geldt

Het eerste lid noemt twee gevallen waarin verscherpt onderzoek in ieder geval verplicht is. Wanneer de zakelijke relatie of de transactie naar haar aard een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering meebrengt. En wanneer de staat waar de cliënt woont of gevestigd is door de Europese Commissie is aangewezen als staat met een hoger risico, op grond van artikel 9 van de vierde anti-witwasrichtlijn.

Het tweede lid vult in hoe u die eerste beoordeling maakt: u houdt ten minste rekening met de risicofactoren uit bijlage III bij die richtlijn. Dat is geen vrije weging. Wie tot een lager risico concludeert zonder die factoren langs te lopen, mist de onderbouwing zodra ernaar wordt gevraagd.

Het woord dat telt is ten minste. Artikel 8 geeft een ondergrens, geen limitatieve lijst. Uw eigen risicobeleid kan meer gevallen aanwijzen, en doet dat meestal ook.

Wat er bovenop het gewone onderzoek komt

Verscherpt onderzoek staat niet los van artikel 3, het komt erbovenop. Het derde lid van artikel 8 voegt daar twee dingen aan toe.

U neemt redelijke maatregelen om de achtergrond en het doel te onderzoeken van complexe of ongebruikelijk grote transacties, van transacties met een ongebruikelijk patroon, en van transacties zonder duidelijk economisch of rechtmatig doel.

En u onderwerpt in dat geval de gehele zakelijke relatie aan een verscherpte controle. Niet alleen de transactie die de aandacht trok. Dat is de bepaling die van een eenmalige toets een doorlopende maakt.

De politiek prominente persoon

Het zesde lid van artikel 8 vraagt eerst iets van uw inrichting: u beschikt over passende risicobeheersystemen, met op risico gebaseerde procedures, om te bepalen of de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende een politiek prominente persoon is. De vaststelling moet dus uit een procedure komen en niet uit toeval.

Is het antwoord ja, dan gelden drie maatregelen. Toestemming van iemand uit het hoger leidinggevend personeel voor het aangaan of voortzetten van de relatie. Passende maatregelen om de bron van het vermogen en van de middelen vast te stellen. En doorlopende verscherpte controle op de relatie.

Die toestemming is een moment met een naam eraan. Wie hem gaf en wanneer, is precies wat later niet meer te reconstrueren valt uit een mailbox.

Wat u moet kunnen terugvinden

Artikel 33 vraagt dat u de documenten en gegevens die u voor het onderzoek heeft gebruikt op opvraagbare wijze vastlegt. Het tweede lid noemt per categorie het minimum: van natuurlijke personen de naam, geboortedatum en adres plus de aard, het nummer en de plaats van uitgifte van het identiteitsdocument; van uiteindelijk belanghebbenden de identiteit en de gegevens uit de redelijke maatregelen die u nam om die te verifiëren; van vennootschappen de rechtsvorm, de statutaire naam, het KvK-nummer en de wijze waarop u de identiteit verifieerde; en van trusts het doel, de aard en het toepasselijke recht.

Het derde lid zet daar een termijn op. U bewaart die gegevens vijf jaar op toegankelijke wijze, gerekend vanaf het einde van de zakelijke relatie of vanaf de transactie.

Eén verplichting staat niet in artikel 33 maar in artikel 3, tweede lid, onder b, en wordt daardoor vaak gemist. Bij het verifiëren van de uiteindelijk belanghebbende legt u niet alleen de uitkomst vast, maar ook de genomen maatregelen en de ondervonden moeilijkheden. Een verificatie die niet lukte is dus zelf een vast te leggen bevinding.

Wat dit betekent voor uw dossier

Vijf jaar is lang genoeg dat niemand zich de zaak nog herinnert. Wat er dan ligt moet uit zichzelf te lezen zijn: welke vorm van onderzoek u koos, op welke grond, welke bronnen u raadpleegde en wanneer, wie toestemming gaf, en wat er niet lukte.

In Noctua staan die stukken in één dossier, met per stuk de bron en het moment van binnenkomst. Een relatie die doorloopt houdt haar eigen dossier, zodat een nieuwe bevinding terechtkomt bij de toetsing die er al ligt in plaats van in een nieuw onderzoek.

Lees over cliëntenonderzoek in Noctua

Bronnen