Ermittlungssoftware für eine belastbare Akte
Wer eine Genehmigung erteilt oder einen Kunden annimmt, muss diese Entscheidung noch Jahre später erklären können. Noctua bringt das, was jede Quelle zurückgibt, in dieselbe Form und hält fest, woher jede Angabe stammt und wann. Welche Signale aktiv sind, bestimmt mit, ob es eine Bibob-, Pflege- oder Wwft-Untersuchung ist. Sie stellen sie selbst ein; das Urteil bleibt bei Ihrer Organisation.
In jedem Fall müssen Sie etwas über eine Partei wissen, bevor Sie sich an sie binden.
Öffentliche Hand
BIBOB und Genehmigungen
Ein Genehmigungsantrag, dessen Struktur nicht aufgeht, und eine Frist, die weiterläuft. Reicht Ihre eigene Untersuchung aus?
Gesundheitswesen
Vertragsabschluss und Leistungserbringer
Ein neuer Anbieter will einen Vertrag, hinter dem Geschäftsführer eine Kette von Gesellschaften. Das sehen Sie lieber vorher.
Unternehmen
Kundenprüfung und Lieferanten
Ein Lieferant, den Sie vor Jahren freigegeben haben, und eine Aufsichtsbehörde, die fragt, wann Sie zuletzt hingesehen haben.
Ein Ort, unabhängig von der Quelle
Jede Quelle hat einen eigenen Zugang. In Noctua fragen Sie sie von der Plattform aus ab, und alles kommt in derselben Struktur an, verknüpft über einen eindeutigen Schlüssel. Die Plattform verknüpft ausschließlich über einen eindeutigen Schlüssel und rät nicht nach Ähnlichkeit. Ziehen Sie selbst eine Verbindung, die über keinen Schlüssel herzustellen war, bleibt im Netzwerk sichtbar, dass sie von Ihnen stammt. Was Sie abfragen und was die Quelle zurückgibt, steht fest in der Akte, zusammen mit dem Zeitpunkt und dem Benutzer. Dadurch bleibt die Akte zusammenhängend.
Der Unterschied zeigt sich bei der Begründung
In dem Moment, in dem Sie die Untersuchung begründen müssen, lautet die Frage nicht, was Sie gefunden haben. Die Frage ist, wie Sie dorthin gekommen sind.
Zwei Tiefen, eine Akte
Screening
Ein festes Ergebnis mit festem Aufbau
Das Unternehmen, wer dahintersteht, wo die Kontrolle liegt und was sich in den letzten Jahren geändert hat. Der Inhalt unterscheidet sich je Antrag, die Form nicht, und das Ergebnis ist nicht bearbeitbar.
Untersuchung
Vertiefen ausgehend von einem Unternehmen
Eine Vertiefung kommt in Betracht, wenn dafür Anlass und Rechtsgrundlage bestehen. Von dem Unternehmen, mit dem die Untersuchung beginnt, fragen Sie ab, was daran hängt, und holen ein, was die Quellen dazu zurückgeben. Was Sie abfragen dürfen, unterscheidet sich je Datenart und folgt aus Ihrer Befugnis.
Beide Tiefen liegen in derselben Akte. Die Vertiefung beginnt dort, wo das Screening aufgehört hat, ohne Übergabe und ohne Lücke im Protokoll.
Was sich nach der Entscheidung ändert
Eine Genehmigung läuft über Jahre und ein Vertrag ebenso. Was Sie danach noch über die Parteien aus der Untersuchung wissen wollen, stellen Sie selbst ein.
Eine Meldung kommt in der Akte an, in der die Untersuchung bereits steht.
Das Urteil bleibt bei Ihrer Organisation
Noctua meldet, beurteilt aber nicht. Die Plattform erteilt oder verweigert nichts und gibt weder eine Bewertung noch eine Schlussfolgerung. Ihre Organisation entscheidet selbstständig und muss diese Entscheidung selbst begründen können. Bewerten Sie ein Signal, steht Ihre Bewertung neben dem Befund, mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt; der Befund bleibt so, wie die Quelle ihn gegeben hat.
Was das System meldet, folgt aus festen Regeln, die Ihre Organisation eingestellt hat. Es gibt kein Modell, das aus früheren Akten lernt.
Der Bericht wächst mit der Untersuchung. Die festen Teile und die gefundenen Meldungen stehen darin, bevor Sie zu schreiben beginnen. Was Sie je Meldung feststellen und worauf Sie das stützen, fügen Sie selbst hinzu. Abschließen können Sie erst, wenn nichts mehr offen ist.
Ihre Richtlinie, als Regeln ausgeschrieben
Welche Branchen und Anlässe zu einer Vertiefung führen, bestimmt Ihre eigene Organisation. In Noctua sind das die Hinweise selbst, die in der Fallakte als Red Flag markiert werden:
- Frühere Fallakte
- Taucht ein Unternehmen oder eine Person aus dem Antrag bereits in einer früheren Fallakte auf, dann folgt eine Red Flag mit einem Verweis. Der Hinweis erscheint auch, wenn diese Fallakte bei einem anderen Team liegt; ob Sie sie öffnen können, hängt von Ihren Rechten daran ab.
- Branche
- Fällt der SBI-code (der niederländische Code für die Wirtschaftszweigklassifikation) in die von Ihnen benannten Risikobranchen und wurde die Eintragung vor weniger als sechs Monaten geändert, dann folgt eine.
- Kombination
- Wurde der SBI-code nach dem Antrag geändert und taucht der Geschäftsführer in einer früheren Fallakte auf, dann folgt eine.
Jede Regel lässt sich einzeln ein- oder ausschalten, bei Bedarf mit einem Schwellenwert. Wird Ihre Richtlinie überarbeitet, ändern sich die Regeln entsprechend. Das richten wir gemeinsam mit Ihnen ein, damit im System stets das steht, was auch festgelegt wurde.
Zwei Gutachten des Landelijk Bureau Bibob, und die Ablehnung hielt trotzdem nicht stand. Der Bürgermeister hatte nicht ausreichend begründet, warum die angenommene Beziehung eine geschäftliche Verbindung darstellte, auch als die Tatsachen im Zusammenhang gewürdigt wurden.
Abteilung Verwaltungsrechtsprechung des Raad van State (Niederlande), 27. August 2025 · ECLI:NL:RVS:2025:4128
Das Gutachten ist nicht die Entscheidung. Was die Behörde selbst festgestellt hat, und worauf, ist das, was zählt.
Was Ihre Kollegen fragen werden
Der Datenschutzbeauftragte, die IT und der Einkauf stellen weitgehend dieselben Fragen: wo die Daten liegen, wer darauf zugreifen kann, was das Protokoll festhält und was geschieht, wenn Ihre Organisation aufhört. Diese Antworten stehen ausgeschrieben auf einer Seite, sodass Sie sie weiterleiten können, bevor das Gespräch beginnt.
Eine Untersuchung von Anfang bis Ende
Keine Führung durch Bildschirme. Wir gehen eine Untersuchung von der ersten Frage bis zur abgeschlossenen Akte durch, einschließlich des Protokolls, das dabei entsteht. Am Ende sehen Sie die Akte, die daraus hervorgeht.